E-Mail-Umzug: So einfach geht’s

Wer einen E-Mail-Account für all seine Kommunikationnutz, möchte manchmal geschäftliche und private E-Mails trennen. Manchmal bieten andere Webmailer auch bessere Services oder einfach mehr Speicherplatz. Die Gründe für einen Mailproviderwechsel sind zahlreich.

Viele Anwender scheuen jedoch den Aufwand, mit ihren alten E-Mail-Archiven umzuziehen. Insbesondere dann, wenn Sie ihre E-Mail-Archive schon seit vielen Jahren bei dem gleichen Anbieter pflegen. Lieber nutzen sie alte und neue Mailkonten parallel. Nicht nur der E-Mail-Umzug zu einem neuen Anbieter ist ein unbeliebtes Thema, sondern auch die Migration auf einen neuen Rechner oder der Wechsel des Mailclients.

Viele wissen einfach nicht, dass der Umzug eines Postfachs recht einfach und ohne Datenverlust möglich ist.

Mit Mailstore Home sicherst Du Nachrichten Deiner E-Mail-Konten in einer Datenbank auf Deinem PC. So kannst Du Deine Mails im Volltext durchsuchen und brauchst nicht das Mailprogramm Deines Providers zu öffnen.

Solltest auch Du noch alte Mail-Konten mit Dir herumschleppen, wird es höchste Zeit für einen Umzug. Schon seit Langem ungenutzte Postfächer, deren Nachrichten Du unbedingt behalten möchtest, sind im Grunde genommen nur Ballast. Mit einer einmaligen Migration kannst Du ihn loswerden.

Was Dich erwartet: Nach der Migration erhältst Du ein leicht nutzbares zentrales Mail-Archiv, das sich an einem Ort befindet. Um Deine alten E-Mails musst du Dir keine Sorgen machen.

Vor der Migration: Sicherung von Mails auf dem eigenen PC

Damit beim Umzug Deiner Nachrichten, die Du über Jahre gesammelt hast, nichts schiefgeht, empfehlen wir Dir, diese auf Deinem System zu sichern. Hierfür kannst Du das Tool Mail-Store Home nutzen. Privatanwendern steht es zur lokalen Sicherung ihrer E-Mails inklusive Anhängen kostenlos zur Verfügung.

Die Software lädt zunächst die Nachrichten und speichert sie in einer Datenbank – unabhängig vom Mailprogramm oder Onlinepostfach. Das ermöglicht Dir eine schnelle und einfache Recherche Deiner gesamten E-Mail-Kommunikation.

Mailstore Home kannst Du als portable Version installieren, beispielsweise auf einer USB-Platte oder einem USB-Stick.

Vorteile beim portablen Setup: Durch die gemeinsame Sicherung von Software und Mailarchiv kannst Du ohne vorherige Installation von jedem Windows-PC auf Deine Mails zugreifen. Außerdem lässt sich der externe Speicher mit Deinem Mailarchiv unabhängig vom PC aufbewahren.

Nachdem Du Mailstore Home gestartet hast, musst Du zunächst auf „E-Mails archivieren“ klicken. Nun stehen Dir zwei Möglichkeiten zur Auswahl: Falls Du Deine E-Mails mit Outlook oder Thunderbird abrufst, kann das Archivierungsprogramm lokal gespeicherte Daten aus diesen Programmen direkt archivieren. Die Sicherung geht so besonders schnell vonstatten.

Unter „E-Mail-Programme“ klickst Du auf den Namen Deines E-Mail-Programms und folgst dann dem Sicherungsassistenten. Anschließend startest Du das Programm, indem Du auf den passenen Eintrag in der Profilliste doppelklickst.

Backup: E-Mails aus dem bisherigen Postfach lokal sichern

Gib Deine E-Mail-Adresse unter „E-Mail-Konto“ ein und bestätige mit „Start“, wenn Du Deine E-Mails online sichern möchtest. Gib dann das Passwort für Dein Postfach ein und klicke auf „OK“. Das Programm scannt nun die Kontoeinstellungen. Falls dies gelingt, teilt Dir das Programm mit, dass es ein neues Profil angelegt hat.

Mailstore Home unterstützt als kostenlose Version maximal drei Profile. Du kannst demnach bis zu drei unterschiedliche E-Mail-Quellen sichern. Falls das Tool die richtigen Einstellungen nicht herausfinden kann, musst Du die Zugriffsdaten für die betreffenden Konten selbst eingeben.

Um welche es sich dabei handelt, erfährst Du im Kasten „IMAP-Postfach: Diese Daten werden benötigt”. Die Sicherung startest Du per Doppelklick auf den betreffenden Profillisteneintrag.

Wichtig: Es gibt Mailprovider wie etwa Google, die eine zusätzliche Autorisierung verlangen. Diese kannst Du über „Zulassen“ in einem weiteren Browserfenster erteilen.

Umzug des Postfachs zum neuen Provider

Die überwiegende Zahl der E-Mail-Konten bei Freemailern, Webmailern und Providern arbeiten mit IMAP, einem Standard, der den Umzug außerordentlich vereinfacht. Auch E-Mail-Programme wie Thunderbird, Outlook und Emclient sowie Mail-Clients auf Tablets und Smartphones unterstützen das standardisierte IMAP-Verfahren.

IMAP wird verwendet, um E-Mails vom Server eines Providers abzurufen. Nachrichten können durch das Protokoll auf dem Mailclient und dem Mailserver synchron verwaltet werden. Alle neu eingetroffenen Nachrichten werden hierbei in einem Schritt vom Client auf Ihren PC geladen.

Die synchronisierten Mails bleiben stets auf dem Server Deines Providers. Dieser Standard erlaubt Dir, über den Webmailer Deines Providers von mehreren Endgeräten aus auf alle Nachrichten zuzugreifen.

Um umzuziehen, musst Du in Deinem E-Mail-Programm sowohl für Deinen bisherigen als auch für den neuen Mail-Provider einen Zugang anlegen. Da Du für Dein bestehendes Mailkonto in der Regel bereits einen Zugang eingerichtet hast, musst Du nur noch das neue Konto hinzufügen. Danach kannst Du die E-Mails Deines bisherigen Anbieters in das Postfach Deines neuen Anbieters kopieren. Für unser Beispiel haben wir Thunderbird Portable verwendet.

In dem Fenster „Bestehende E-Mail-Adresse einrichten“ gibst Du Deinen Namen, Deine Mailadresse und das Passwort Deines bisherigen Kontos ein. Daraufhin versucht Thunderbird, eine Verbindung mit dem Server Deines Kontos aufzubauen und notwendige Einstellungen automatisch herauszufinden.

Falls Thunderbird keine Einstellungen ermitteln kann, musst Du die Daten selbst eingeben. Hierzu mehr im Kasten „IMAP-Postfach: Diese Zugangsdaten benötigst Du“. Achte stets darauf, dass das IMAP-Protokoll unter „Posteingangs-Server“ aktiv ist. Wenn alles geklappt hat, wird der Posteingang mit den Mails von Deinem bisherigen Server synchronisiert.

Anlegen des neuen Mailkontos: Nachrichten synchronisieren

So kannst Du ohne Datenverlust umziehen. Ist sowohl das bisherige als auch das neue E-Mail-Konto in Thunderbird eingebunden, musst Du nur den Posteingang sowie den Inhalt der weiteren E-Mail-Ordner in das neue Postfach übertragen.

Wenn Du in Thunderbird Portable Dein neues Mailkonto einrichten möchtest, musst Du auf den Button rechts oben (der mit den drei Balken) klicken. Wähle dann „Neues Konto > Bestehende E-Mail-Adresse“. Daraufhin erscheint das Fenster, das Dir bereits vertraut ist. Gib hier Deine neue E-Mail-Adresse und Dein Passwort ein.

Nachdem Du Dich erfolgreich angemeldet hast, erscheint das neue Konto in Thunderbird als zusätzlicher Posteingang. Leg hier die Ordnerstruktur so an, wie Du Sie schon in Deinem alten Postfach verwendet hast.

Jetzt kannst Du Deine alten Mails in das neu angelegte Postfach kopieren. Hierzu musst Du in das alte Konto gehen und im Posteingang alle Mails markieren. Mithilfe des Tastenkürzels Strg-A oder der Maus geht das im Nu. Danach musst Du mit der rechten Maustaste auf eine Deiner markierten Mails klicken und im Kontextmenü „Kopieren in > [neuer Postfachname] > Posteingang" wählen.

Nun werden die Nachrichten mit dem Server von Deinem neuen Postfach automatisch synchronisiert. Die Dauer hängt von der Anzahl und der Größe der Nachrichten ab.

Diesen Vorgang musst Du für sämtliche Ordner Deines alten Postfachs wiederholen. Vergiss dabei nicht, die Inhalte von Ordnern mit gesendeten Nachrichten und Entwürfen einzubeziehen. Du kannst auch Ordner mit Deiner Maus verschieben, ohne dass Du diese vorher anlegen musst. Hierzu markierst Du einen Ordner in Deinem bisherigen Postfach und ziehst diesen einfach in das neue Postfach, während Du die STRG-Taste gedrückt hältst.

Um den ordnungsgemäßen Verlauf der Synchronisierung durch Thunderbird zu überprüfen, kannst Du das neue Konto auf Deinem Smartphone einrichten. Wenn dort die alten Ordner und Mails erscheinen, war der Umzug erfolgreich.

Wenn bei Deinem bisherigen E-Mail-Dienst die Möglichkeit der E-Mail-Weiterleitung besteht, solltest Du die dort neu eingehenden Nachrichten für eine Übergangszeit an das neue Postfach weiterleiten. Danach kannst Du Dein altes Konto entweder deaktivieren oder auch komplett löschen.

Mit dem Umzugsdienst des neuen Providers migrieren

Einige Provider wie GMX, Web.de oder Ionos bieten einen Sammeldienst oder Umzugsassistenten an. Dieser basiert häufig auf der Software von Audriga,einem Dienstleister für cloudbasierte Datenmigration. Wechselst Du zu einem Provider, der einen Umzugsservice anbietet, wird der Import von E-Mails und zum Teil auch von Kontakten automatisch in das neue Konto übernommen.

Auf Wunsch prüfen einige der Dienste für einen Zeitraum von 30 Tagen den Eingang von neuen Nachrichten im alten Postfach. Das verschafft Dir Zeit, um Deine privaten Bekannten und Geschäftspartner über die Änderung Deiner E-Mail-Adresse in Kenntnis zu setzen.

Audriga bietet auch einen Assistentenfür denUmzug an.

Dieser nennt sich „Umzugsdienst zur Selbstbedienung“ und kann unabhängig von einem Provider-Vertrag genutzt werden. Die Kosten hierfür belaufen sich auf 11,90 Euro.

Gut: Audriga bietet eine kostenlose Testmigration an. Anhand der E-Mails der zurückliegenden zehn Tage kannst Du die Umzugsfunktion unverbindlich ausprobieren. So findest Du heraus, ob der Umzug Deines Postfachs zum neuen Provider wie geplant funktioniert.

Der eigentliche Mailumzug ist kinderleicht: Starte hierzu den Assistenten und gib Dein altes Postfach als Datenquelle ein. Dein neues Postfach gibst Du als Ziel ein. Anschließend gibst Du die jeweiligen Zugangsdaten ein. Die vorhandene Ordnerstruktur wird nun vom Assistenten in das neue Postfach übertragen und die Nachrichten werden eingelesen.

Du kannst den Assistenten so konfigurieren, dass er einzelne Ordner vom Umzug ausschießt und die Kontakte überträgt.

Bei Web.de und anderen Providern mit Sammeldienst reicht es aus, das bisherige Konto samt Zugangsdaten einzugeben. Die abgeholten Mails werden durch den Sammeldienst in einem eigenen Ordner gespeichert.

Egal, ob Du einen Assistenten oder Sammeldienst nutzt: Nach der Übertragung ins neue Postfach solltest Du die alten Nachrichten keinesfalls löschen. Andernfalls ginge die Zugriffsmöglichkeit auf Deine Post am alten Standort in der Übergangszeit verloren.

Ist der Umzug erfolgreich verlaufen, raten wir, das Passwort Deines bisherigen Kontos zu ändern. Dadurch verhinderst Du den Zugriff Deines neuen Providers oder eines Umzugsdienstes.

Mailumzug vom Back-up aufs neue Konto

Mit Mailstore Home kannst Du nicht nur Backups Deines Postfachs auf Deinem eigenen PC erstellen. Das Programm kann auch Nachrichten in Dein neues Postfach hochladen. Hierzu musst Du die Nachrichten Deines bisherigen E-Mail-Kontos zunächst auf dem PC sichern. Das geht unter „E-Mails exportieren > E-Mail-Konto“.

Danach kannst Du die Sicherung exportieren. Klick hierzu auf „E-Mails exportieren > IMAP-Postfach“. Im nächsten Fenster markierst Du dann den Namen Deines bisherigen Postfachs. Mit einem Klick auf „Weiter“ gibst Du zum Schluss die Serverdaten für Dein neues Konto ein.

Umzug des Postfachs in ein neues Mailprogramm

Falls Du nicht mehr mit Outlook arbeiten möchtest, kannst Du die Daten über das IMAP-Protokoll synchronisieren lassen. Dazu musst Du nur das Postfach in ein neues Mailprogramm ziehen, nachdem Du das gewünschte Programm installiert hast.

Öffne den Assistenten, um ein neues Postfach einzurichten. Wie weiter oben beschrieben, gibst Du dann Deine Mailadresse sowie die Zugangsdaten für Dein Postfach ein. Anschließend musst Du warten, bis die Synchronisation durch das Programm beendet wurde.

IMAP-Postfach: Diese Zugangsdaten benötigst Du

Möchtest Du Deinen Mailclient wechseln oder Dein Konto wegen eines Umzugs in einem anderen Programm anmelden, benötigst Du die Zugangsdaten für Dein Postfach.

Diese Informationen umfassen nicht nur Deine Mailadresse und das Passwort, das dazugehört, sondern auch die Serveradressen und Serverports. Gemeint sind der Posteingangsserver (IMAP) und der SMTP-Server. Letzterer ist der Postausgangsserver, der für den Nachrichtenversand zuständig ist.

Die betreffenden Daten kannst Du von Deinem E-Mail-Provider bekommen. Im Kundenmenü gibt es hierfür einen Menüpunkt, der mit „E-Mail-Hilfe“, „Externer Zugriff“, „E-Mail-Konfiguration“, „IMAP“, „Postfach-Einstellung“ oder ähnlich bezeichnet ist. Alternativ kannst Du über Google auch nach dem Namen Deines Providers und dem Stichwort IMAP suchen.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, im verwendeten E-Mail-Programm nachzuschauen. Hierzu musst Du die Kontoeinstellungen Deines bisherigen Kontos öffnen und die Angaben zum Posteingangs- und Postausgangsserver notieren.

Achte auf mögliche Angaben zu den Verschlüsselungseinstellungen Deines Ex-Providers. Das kann „STARTTLS“ oder „TLS“ sein. Diese Angaben musst Du in Dein Mail-Programm übernehmen. Falls die Serververbindung fehlschlägt, musst Du eine andere Verschlüsselungseinstellung ausprobieren.

Hier ist Vorsicht angebracht: Manche Maiprovider wie GMX oder Web.de zwingen Nutzer aus Gründen der Sicherheit dazu, den Zugang in den Postfach-Einstellungen zunächst zu aktivieren. Nur dann lassen sich E-Mails mit Thunderbird, Outlook und weiteren Mailprogrammen abrufen. Wenn der Zugriff über IMAP bei Dir nicht funktioniert, musst Du in den Einstellungen nachsehen: Gibt es hier eine entsprechende Option?