Das neue Outlook: wichtige Änderungen im Überblick

Web und App verschmelzen

Im August 2024 wurde die erste finale Version des neuen Outlooks veröffentlicht. In allen Windows 11-PCs im Handel ist die App bereits an Bord und dient als Alternative zu Windows Mail und der Kalender-App. Möchtest Du weiterhin das klassische Outlook verwenden, kannst Du das trotzdem tun: Ein einfacher Schieberegler im Bereich oben rechts lässt dies zu.

Bis auf Weiteres – allein schon aufgrund von Unternehmenskunden – wird Microsoft sowohl das alte als auch das neue Outlook parallel entwickeln. Benutzt Du also Outlook jetzt (etwa als Teil von Microsoft 365), wird sich nichts ändern, wenn Du dies nicht wünschst. Mail hingegen wird nicht weiter fortgeführt, früher oder später musst Du also auf das neue Outlook wechseln, wenn Du aktuell Mail verwendest.

Grundlegend neu ist die Benutzeroberfläche, denn diese verwendet als Unterbau nun WebView2. Im Prinzip bedeutet dies, dass die neue App „nur“ die Weboberfläche von outlook.com nimmt und diese in Details an den Desktop anpasst. Das ist aus Microsofts Sicht praktisch, denn so entfällt der Bedarf, unterschiedlichen Code zu pflegen. Allerdings bekommst Du dafür auch einige „Lasten“ der Webversion von Outlook mitgeliefert – etwa Werbung in Form von E-Mails in Deinem Postfach. Diese sind allerdings als Werbung gekennzeichnet und können daher ignoriert werden.

Veränderungen unter der Haube

Anders geht Microsoft beim Handling von E-Mails und Anmeldedaten vor. Zwar kannst Du nach wie vor auch die Konten von Drittanbietern wie Gmail einbinden. Allerdings fließen nun alle E-Mails und damit verbundene Anmeldedaten einmal über die Server von Microsoft (da es, wie erwähnt, im Grunde „nur“ eine Web-App ist). Das ist nicht zwingend schlecht, aber doch eine Veränderung zum klassischen Outlook.

Möchtest Du dieses Verhalten nicht unterstützen, steht es Dir frei, das neue Outlook einfach nicht zu verwenden. Alternativen in Form des beliebten Mozilla Thunderbird stehen seit Jahren bzw. Jahrzehnten zur Verfügung und funktionieren nach wie vor tadellos.

Funktionell gibt sich das neue Outlook jedoch keine große Blöße. Die Anbindung von E-Mail-Konten aller Art ist kein Problem, von klassischen Webdiensten wie Gmail oder Web.de bis zu Exchange bzw. Microsoft 365 oder auch manuell konfigurierten Verbindungen wie IMAP und POP3. In der Zukunft wird diese Liste weiter anwachsen. Was mit dem alten Outlook möglich ist, kannst Du in fast jedem Fall auch mit dem neuen Outlook umsetzen.

Outlook in Unternehmen

Wer beruflich auf Outlook angewiesen ist, tut sich mit einem Wechsel oft schwieriger. Denn: Arbeitsabläufe müssen reibungslos sein, Veränderungen im Workflow verschlingen Zeit und Geld. Das weiß auch Microsoft, weshalb das alte Outlook aktuell bis mindestens 2029 weiterhin unterstützt wird. Bis mindestens Ende des Jahrzehnts kannst Du also, sofern gewünscht, das alte Outlook weiterhin verwenden. Dort sind aktuell einige Funktionen verfügbar, die das neue Outlook noch nicht kann – etwa lokal angebundene Exchange-Server. Das neue Outlook kann dies nur via Exchange Online, was nicht immer optimal ist.

Über Gruppenrichtlinien in Windows lässt sich das Betriebssystem außerdem so konfigurieren, dass die Installation des neuen Outlooks nicht möglich ist. Falls es ein findiger Nutzer dennoch schafft, das Programm zu installieren, kannst Du dies über den erwähnten Schieberegler rückgängig machen. Microsoft warnt dabei davor, dass es eventuell zu Datenverlust kommen könnte – was bei beruflichen E-Mails natürlich heikel sein kann. Wir raten daher dazu, das neue Outlook dann zu installieren, wenn Du Dir Deiner Sache sicher bist. Siehst Du kaum einen Grund für einen Wechsel, solltest Du dies auch nicht tun.

Was kann das neue Outlook noch nicht?

An einigen Stellen hakt es noch, wenngleich die Liste der unterstützten Funktionen stetig wächst. Beispielsweise kann das neue Outlook noch nicht mit PST-Dateien umgehen, was Backups schwierig macht. Auch der Dateiexport oder -import ist noch nicht möglich. Spielt dies für Dich eine Rolle, solltest Du mit einem Wechsel entsprechend warten. Eine klare Roadmap seitens Microsofts liegt noch nicht vor, wann somit beispielsweise PST-Dateien unterstützt werden, steht in den Sternen. Ebenso ist denkbar, dass einige klassische Funktionen schlicht gestrichen werden, da sie nicht mehr relevant sind – aber auch das ist reine Spekulation.

Es fehlt weiterhin das Trust Center, das bislang die Datenschutzeinstellungen geregelt hat. Zahlreiche externe Tools, Erweiterungen und APIs für externe Software werden auch zunächst an das neue Outlook angepasst werden müssen, bevor sie wieder reibungslos funktionieren. Durch den kompletten Umbau des zugrundeliegenden Quellcodes werden auch viele über die Jahre genutzten Registry-Tricks nicht mehr nutzbar sein. Hast Du Dich also an zahlreiche kleine Helfer gewöhnt, die Du über die Registry aktiviert hast, musst Du Dich nun eventuell anderswo umsehen.

Mangelnde Quality of Life-Settings

Einige bekannte Workflows wurden ebenfalls gestrichen, darunter die Möglichkeit, Anhänge aus E-Mails via Drag & Drop auf den Desktop oder in andere Ordner zu ziehen. Für Anwenderinnen und Anwender, die viele Postfächer parallel jonglieren müssen, bringt Outlook nun außerdem den Nachteil mit, dass Sie mehrere Eingänge nicht mehr zu einem einzigen Postfach fusionieren können. Dies kann das Handling im Alltag deutlich erschweren, da nun jedes Postfach einzeln geprüft werden muss.

Noch keine Konkurrenz, aber…

Insgesamt kommt das neue Outlook somit in vielen Bereichen noch nicht an die ältere Version heran. Allerdings ist dies häufig bei Mammutprojekten dieser Art der Fall. Eine Anwendung wie Outlook auf eine andere Codebasis zu transportieren und dabei alle Funktionen mitzunehmen, ist nicht über Nacht erledigt. Für die meisten Privatpersonen dürfte Outlook außerdem bereits jetzt ausreichen, denn als Ersatz für Windows Mail ist Outlook sehr gut zu gebrauchen. Schwächen werden somit eher für professionelle Nutzerinnen und Nutzer deutlich.

Da das neue Outlook kostenlos ist, kann es nicht schaden, sich das vorläufige Ergebnis einfach anzuschauen und sich selbst eine Meinung zu bilden. Bist Du mit dem Gezeigten bislang nicht einverstanden, ist das kein Problem: Mindestens die nächsten fünf Jahre kannst Du beim alten Outlook bleiben. Bis dahin ist viel Zeit, die neue Variante auf den Funktionsumfang des alten Outlooks zu heben und Web und Desktop damit zu vereinen.