Microsoft Office Online kostenlos Nutzen

Office Online - Google hat es vorgemacht

Die Bürosoftwaresuite Microsoft Office ist fast so alt wie das Betriebssystem Windows. Lange Zeit war Office eine klassische Anwendung, deren Nutzung durch den Kauf einer Lizenz gelang. 2009 erschien erstmals eine Online-Version. Hier setzt Microsoft auf das Konzept Software als Service. Nutzer erhalten somit Zugang zur Software, sofern eine aktive Lizenz vorhanden ist, die monatlich bezahlt wird.

Der wohl bedeutendste Konkurrent für Microsoft Office und die Online-Variante ist Google Docs. Im Jahre 2006 führte Google diese Online-Plattform ein, die im Laufe der Jahre deutlich ausgebaut wurde. So gibt es wie auch bei Microsoft Office Anwendungen für die Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation und andere Büroaufgaben. Für Google spricht nicht nur der vergleichbare Funktionsumfang, sondern vor allem die vollständig kostenfreie Nutzung.

Dies könnte einer der Gründe sein, warum Microsoft die Online-Version seiner Bürosoftware inzwischen auch kostenlos zur Verfügung stellt. Wer sich auf dem Portal von Microsoft einen Account anlegt, hat dann online Zugriff auf die Suite und die enthaltenen Anwendungen.

Das sind die Eigenschaften und Unterschiede von Microsoft Office Online

Die Webversion von Office nennt der US-Softwarekonzern inzwischen Microsoft 365 Online. Es ist Teil der umfangreichen 365-Familie, die es in zahlreichen verschiedenen Editionen gibt. Mit Ausnahme von Office Online sind alle anderen weiterhin kostenpflichtig.

Die Unterschiede zwischen der kostenlosen Version sowie den anderen Editionen liegen im Funktionsumfang sowie den Zugriffsmöglichkeiten. So ist weder Skype noch die Datenbanksoftware Access Teil von Office Online. Ebenfalls gehören Publisher und die Analyseplattform Power Bi nicht zum Funktionsumfang von Microsoft Office Online. Somit fokussiert sich das Unternehmen aus Redmond bei Microsoft 365 Online klar auf die Zielgruppe der Privatanwender und Nutzer, die nur die Basisfunktionen der Office-Suite benötigen.

So gelingt der Zugriff auf Microsoft 365 Online

Was Microsoft 365 Online von den anderen Editionen unterscheidet, ist, dass keine Anwendungen für die lokale Installation zur Verfügung stehen, bzw. auch keine Installation zum Betrieb erforderlich ist. Dies hat sowohl Vorteile als auch Nachteile. Der Zugriff auf die Anwendungen läuft also über eigene WebApps. Dafür ist ein Browser erforderlich, wobei Office 365 Online mit den meisten gängigen Browsern kompatibel ist. Laut Microsoft sind Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome sowie Safari auf Geräten von Apple geeignet. Sogar mit der Xbox-Konsole von Microsoft lassen sich die WebApps öffnen und Office-Dokumente bearbeiten. Für die Nutzung von Microsoft 365 Online ist zudem eine aktive Internetverbindung erforderlich. Ein Offline-Zugriff, wie bei den anderen Editionen von Office, ist nicht möglich.

Öffnen und Speichern von Dokumenten mit Microsoft 365 Online

Im Vergleich zu anderen Office-Anwendungen von Microsoft unterscheidet sich die Nutzung in einigen Punkten grundlegend. Das liegt daran, dass nicht nur die WebApps selbst in der Cloud liegen, sondern auch alle Office-Dokumente hier gespeichert werden. Eine lokale Speicherung von Dateien, wie die meisten Nutzer das von Microsoft Office gewöhnt sind, findet bei der Online-Version somit nicht statt.

Alle Dateien werden im eigenen Microsoft-Cloudspeicher OneDrive abgelegt. Jeder Nutzer, der über ein Microsoft-Konto verfügt, erhält fünf Gigabyte Cloud-Speicher bei diesem Dienst kostenlos. Somit erfolgt gleichzeitig auch eine automatische Synchronisation aller Daten. Die Sicherung von Dateien ist kein Problem mit Office Online. Jedes Gerät, an dem sich ein Nutzer mit dem Microsoft-Konto einloggt, hat direkt Zugriff auf die eigenen Dateien.

Neue Dokumente lassen sich direkt über die Startseite der WebApp anlegen. An diesen Punkt wählen Nutzer aus, ob sie die Textverarbeitung nutzen, eine Tabelle erstellen oder eine Präsentation kreieren möchten. Ein Zugriff auf die gespeicherten Office-Dokumente ist ebenfalls über OneDrive möglich.

Vorhandene Office-Dokumente öffnen und Dokumente herunterladen

Mit Office 365 lassen sich Microsoft-Dokumente, die mit anderen Versionen erstellt wurden, nicht direkt mit der WebApp öffnen. Mit einem kleinen Trick erhalten Nutzer dennoch Zugriff auf diese Dateien und eine Bearbeitung in Office 365 ist online möglich. Wer den Webzugriff von OneDrive öffnet, kann hier Dateien sowie ganze Ordner hochladen. Auf diesem Weg lassen sich Office-Dokumente, zum Beispiel aus Microsoft Office 2021, hochladen und dann mit Office 365 über die WebApp öffnen. So einfach ist der Import abgeschlossen.

Ebenso gibt es die Option, mit Office Online erstellte Dokumente lokal zu speichern. Dafür muss über das Kontextmenü "Datei" die Option "Speichern unter" und als Ziel "Eine Kopie herunterladen" ausgewählt werden. Beim Export gibt es zudem die Möglichkeit, die Datei direkt in ein PDF umzuwandeln oder eine Präsentation als Bild im Format JPG zu speichern.

Microsoft Office 365 Online speichert die Dokumente in einem eigenen Dateiformat. Für Word ist das ODT, bei Excel ODS und Präsentationen in PowerPoint speichert die WebApp im Format ODP. Damit sind die mit Microsoft Office 365 online erstellten Dokumente grundsätzlich auch mit anderen Programmen kompatibel. Dazu gehören unter anderem OpenOffice oder LibreOffice und natürlich auch die anderen Editionen der Serie Office von Microsoft ab Version 2007.

Word in Microsoft Office Online und die Unterschiede

Im Vergleich zu den bekannten Anwendungen der Office-Suite zeigen die WebApps einige Unterschiede. Das bemerken erfahrene Nutzer direkt bei einem Blick auf die Benutzeroberfläche. Diese weicht in einigen Punkten von der Menüführung der Desktopanwendungen ab. Beispielsweise sind die Menüpunkte "Zeichnen", "Referenzen", "Sendungen" sowie "Entwurf" in der WebApp von Microsoft Word nicht vorhanden. Einige der Funktionen, die in diesen Menüpunkten versteckt sind, existieren aber dennoch in der WebApp, sie befinden sich nur an anderen Stellen.

Das gilt zum Beispiel für die Option der Fuß- und Endnoten. Für diese gibt es keinen eigenen Menüpunkt, aber die Einrichtung ist direkt über die Benutzeroberfläche im Dokument an der entsprechenden Stelle sowie per Rechtsklick über den Ribbon "Ansicht" möglich. Gleiches gilt für die Erstellung des automatischen Inhaltsverzeichnisses. Diese Funktion steht in Office Online ebenfalls per Rechtsklick im Ribbon "Verweise" zur Verfügung.

Was in der Webversion hingegen komplett fehlt, ist die Möglichkeit zum Einsatz von Makros. Der Import von Dateien aus Word, in denen mit Makros gearbeitet wird, ist auch über den Umweg mit OneDrive nicht möglich. Gleiches gilt für die Organisation von Serienbriefen.

Somit ist die Menüführung in der WebApp von Word vor allem übersichtlicher und kompakter. Es gibt in der Standardeinstellung nur eine Leiste mit Symbolen, die in einer einzigen Zeile angeordnet sind. Das ist gerade für mobile Endgeräte praktisch, denn so geht deutlich weniger Platz für die Menüführung verloren. Nutzer haben aber auch die Option, zur klassischen Ansicht zurückzukehren. Eine weitere Möglich ist, die gesamte Menüleiste auszublenden und so die eigentliche Arbeitsfläche im Dokument nochmals zu vergrößern.

Microsoft Excel in Office 365 Online

Die Tabellenkalkulation Excel ist nach Word wahrscheinlich die wichtigste Anwendung in der Suite. Auf den ersten Blick steht Nutzern hier die bekannte Tabellenverarbeitung mit der typischen Rasteransicht zur Verfügung. Doch auch bei Excel Online gibt es einige, dafür kleinere, Unterschiede im Vergleich zur Desktop-Variante.

So fehlt bei Excel Online die Unterstützung für Virtual Basic (VBA). Auch der Menüpunkt "Seitenlayout" zur Anpassung ist bei der Online-Variante nicht vorhanden, ebenso wie die Funktionen für das Einfügen von "Karten" und "3D-Karten". Gleiches gilt für "Symbole" sowie "Sparklines". Somit fehlen hilfreiche Funktionen zur Visualisierung von Daten in der WebApp von Microsoft Excel. Bei den Funktionen fehlt in der WebApp zudem die Möglichkeit der Fehlerüberprüfung. Die Pivot-Funktionen sind ebenfalls nur eingeschränkt nutzbar. Excel Online kann zwar grundsätzlich mit Pivot-Tabellen umgehen, jedoch ist es nicht möglich, externe Datenquellen einzubinden.

Dafür bringt die WebApp von Excel Funktionen für das Zeichnen im Dokument mit einem eigenen Menüpunkt mit. Hier finden sich insgesamt sechs Werkzeuge. Eine Besonderheit von der Excel-WebApp ist die Möglichkeit, lokale Dateien direkt und ohne Umweg über OneDrive zu öffnen. Über den Menüpunkt "Datei" und "Öffnen" lassen sich lokale Quelle wählen und importieren. Dabei unterstützt die WebApp Excel-Dateien in den Formaten XLSX, XLSB, XLSM und XLS. Dies funktioniert mit Edge und Firefox, wenn in den Optionen des Browsers Pop-Ups erlaubt sind. Excel überträgt dann die ausgewählte Datei zudem direkt in den Cloud-Speicher OneDrive. Bei anderen Browsern müssen Nutzer jedoch weiterhin der Umweg über den Dateiimport via OneDrive gehen.

PowerPoint als WebApp - was kann die Online-Version?

PowerPoint ist die dritte wichtige App in der Office-Suite. Über die WebApp lassen sich Präsentationen auch ohne kostenpflichtige Version von Office erstellen. Im Vergleich zur Microsoft 365 Plattform gibt es auch hier wieder einige Änderungen und Nutzer müssen Abstriche beim Funktionsumfang machen. So fehlt die Funktion "Aufzeichnen" in der Webanwendungen komplett. Auf diesem Weg lassen sich in den Desktop-Anwendungen Videos von den Bildschirminhalten erstellen und speichern.

Auch der Designer, der bei der Erstellung von komplexen und professionellen Präsentationen hilft, ist in der Online-Version von PowerPoint nur als einmonatige Testversion vorhanden. Wer den PowerPoint Designer dauerhaft nutzen möchte, muss also zu einer der kostenpflichtigen Premium-Varianten von Microsoft Office 365 wechseln. Der Designer ist KI-unterstützt und sucht im Internet passende Grafiken und Motive, die sich in die Präsentation integrieren lassen.

Drucken von Dokumenten in Microsoft Office Online

Eine wichtige Änderung im Vergleich zur klassischen Office-Version gibt es beim Zugriff auf die Druckfunktion. So ist es nicht direkt möglich, das Dokument zu Papier zu bringen. Zunächst muss das Dokument über "Datei" und "Drucken" vorbereitet werden. Durch diese Funktion wandelt die WebApp die Datei in ein PDF um. Dieses PDF lässt sich dann direkt aus Microsoft Office Online mit einer Anwendung für PDF öffnen und anschließend über dieses Programm ausdrucken.

In PowerPoint sind die Möglichkeiten zum Ausdrucken im Vergleich zur Desktop-Anwendung weniger umfangreich. Anwender können wählen, ob die erstellte Präsentation in Form von Folien, Handzetteln oder Notizseiten ausgegeben werden soll.

Was spricht für Microsoft Office Online?

Es gibt vier gute Gründe, warum Microsoft 365 Online für Nutzer interessant ist. Da sind zunächst die Kosten. Microsoft 365 ist ab rund 69 Euro pro Jahr erhältlich, während Microsoft Office Online komplett kostenlos ist. Gerade für private Anwender reicht der Funktionsumfang der Webversion vollständig aus, Funktionen wie die Datenbanksoftware oder Makros werden in diesem Umfeld faktisch nie benötigt.

Weiterhin müssen sich Nutzer nicht mehr um Lizenzen oder Aktualisierungen kümmern. Die Lizenz läuft niemals aus und Microsoft aktualisiert die Plattform in regelmäßigen Abständen automatisch. Wer hingegen die Software kauft, hat irgendwann eine veraltete Version oder verliert den Zugang zu den Anwendungen.

Ebenfalls ein Punkt, der für Microsoft 365 Online spricht, ist die Unabhängigkeit vom Betriebssystem. Über den Browser lassen sich die WebApps auf jedem Computer einsetzen, egal, ob das Betriebssystem Windows, Linux oder iOS ist. Auch auf Tablets stehen die WebApps sowie alle eigenen Dateien zur Verfügung. Dies ist bei den Anwendungen von Office, die installiert werden müssen, anders und somit ein klarer Vorteil der WebApps.

Außerdem spricht die Nutzererfahrung für Microsoft 365 Online. Zum einen sind alle Dokumente automatisch mit der Cloud synchronisiert. Ein Datenverlust ist faktisch ausgeschlossen und die Dateien stehen auf jedem Endgerät, wo ein Login mit dem eigenen Office-Konto erfolgt, zur Verfügung. Zum anderen sind die WebApps sehr ressourcenschonend. Damit läuft Microsoft 365 Online problemlos auch auf älteren Systemen oder mobilen Plattformen wie einem Tablet.