Outlook mit diesen kostenlosen Plug-ins verbessern
Outlook mit diesen kostenlosen Plug-ins verbessern
11.08.2021 - 07:00 Uhr
Sie denken sich manchmal, dass es toll wäre, wenn Outlook diese eine, spezielle Funktion hätte? Vielleicht gibt es dafür ein Plug-in als Lösung. Wir stellen einige kostenlose Add-ons für das Programm vor.
Outlook als Kommunikations-Rückgrat
In vielen Büros und auch zu Hause nutzen Anwender Outlook, um E-Mails, Kontaktdaten und Termine zu überwachen. Auch ältere Versionen sind häufig noch im Einsatz - denn diese lassen sich oft durch Plug-ins mit modernen Funktionen nachrüsten. Dies kann auch ein finanzieller Vorteil sein: Vermeiden Sie den Kauf einer komplett neuen Version von Outlook und nutzen Sie stattdessen eine alte Version, die mit den richtigen Plug-ins auf den Stand einer modernen Variante gehoben wird.
Dabei war Microsoft nicht untätig, denn der Funktionsumfang von Outlook ist schon im Auslieferungszustand beeindruckend. Mit diversen Plug-ins können Sie dies noch erweitern und je nach Erweiterung auch gut an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Vor allem Software für Privatanwender ist oft kostenlos, sodass Sie bei einem Test nichts riskieren. Falls Sie sich nicht sicher sind, werfen Sie einen Blick in die AGB des Plug-ins. Dort steht, ob Sie es gratis verwenden dürfen oder nicht. Vor allem im Unternehmensumfeld ist dies wichtig: Viele Plug-ins sind für die private Nutzung kostenlos, aber für Betriebe eben nicht. Informieren Sie sich, bevor Sie das Add-on falsch verwenden.
Die besten Add-Ons für Outlook.
Fehlersuche
Beginnen wir mit einfachen Beispielen: Unter diesem Link laden Sie von Microsoft direkt den Support- und Wiederherstellungsassistenten für Office 365 herunter. Dieser hilft dabei, bestimmte Probleme zu erkennen und zu beheben. Ein typisches Beispiel ist ein Outlook, das keine Verbindung zu einem externen Server herstellen kann. Auch E-Mails, die einfach nicht abgerufen oder gesendet werden können, sind ein verbreitetes Problem.Berufliche Kontakte
Falls Sie beruflich gut vernetzt sein möchten und dafür Xing verwenden, existiert ebenfalls ein passendes Plug-in. Klicken Sie auf diesen Link für den Office-Store, um dort das Xing-Plug-in herunterzuladen. Damit importieren Sie alle Kontakte, die Sie bei Xing haben, direkt in Outlook. Das langwierige händische Eintragen entfällt. Falls Sie in Ihrem Xing-Account eine Änderung vornehmen, wird diese auch gleich bei Outlook übernommen. Damit sind die Kontakte in Outlook immer aktuell. Außerdem wird auch das Profilbild von jedem Kontakt automatisch zu Outlook importiert, womit Sie die Plattform eigentlich gar nicht mehr aufrufen müssten.NoReplyAll: keine falschen Rundmails mehr
Falls Sie sich nicht mehr verklicken möchten, könnte NoReplyAll die Lösung sein. Das Plug-in entfernt einfach den "Alle antworten"-Button, der für Rundmails verfügbar ist. Außerdem kann die Mail damit auch nicht mehr weitergeleitet werden. Diese Erweiterung stammt von Microsoft selbst und ist für Outlook 2007, 2010 und 2013 geeignet.Besser automatisch vervollständigen mit NK2Edit
Hierbei handelt es sich nicht direkt um ein Plug-in, sondern ein kleines Freeware-Programm. Es läuft im Hintergrund und vervollständigt E-Mail-Adressen in der Betreffzeile. Wenn Sie die Adresse eingeben, setzt NK2Edit die gewünschte Adresse automatisch ins Feld. In modernen Varianten von Outlook ist diese Funktion bereits im Programm enthalten, ältere Ausgaben beherrschen dies aber nicht. Die einmal eingegebenen Adressen können Sie auch editieren oder anderweitig verändern. Tauschen Sie etwa Adresstypen, angezeigte Namen, Suchstrings und ähnliche Daten mit wenigen Klicks aus.Bildbetrachtung mit Smarttools Foto-Manager
E-Mails mit mehreren Fotos im Anhang lassen sich mit der Basisfunktionalität von Outlook nur schwer gleichzeitig betrachten. Besser geht es mit dem Smarttools Foto-Manager. Laden Sie die Datei einfach hier herunter und führen Sie die .exe aus. Oben im Menü von Outlook finden Sie dann ein neues Icon, womit Sie die Bildvorschau für eine ausgewählte E-Mail öffnen können.
Die angehängten Bilder erscheinen dann in einem neuen Fenster, das aussieht wie eine Bildergalerie. Drei Bilder gleichzeitig sehen Sie auf diese Weise. Auf Wunsch können Sie auch vor und zurück springen, falls es mehr als drei Bilder sind. Speichern können Sie die Dateien nach einem Rechtsklick aufs Bild. Falls die Fotos in einer .zip-Datei enthalten sind, extrahiert der Foto-Manager diese gleich und zeigt die Bilder trotzdem an (nach einer kurzen Wartezeit aufgrund der Bildextraktion). Vor allem in einem Beruf, der sehr visuell orientiert ist - vielleicht arbeiten Sie im Marketing und bekommen jeden Tag Hunderte Produktbilder -, kann das Tool viel Zeit sparen.Daten- und Feiertagsimport in Outlook
Wir hatten bereits .hol-Dateien kurz angesprochen. Darin speichert Outlook bestimmte Tage - wie Feiertage oder Schulferien. Diese können Sie per Hand eintragen - was aber eine Menge Zeit kostet. Viele Feiertage sind ohnehin in Outlook integriert, aber diese werden meist nur bis zu einem gewissen Datum eingetragen. Einfacher machen Sie es sich, wenn Sie diese .hol-Datei herunterladen und in Outlook einbinden.
1. Nehmen wir an, Sie möchten mit einer älteren Outlook.Version feststellen, an welchem Tag bis ins Jahr 2015 ein Feiertag war. Öffnen Sie dazu entweder outlook.txt oder outlook.hol in C:ProgrammeMicrosoft OfficeOffice.
2. Manchmal finden Sie diese Datei auch in einem Unterordner. Auf älteren Geräten mit Outlook 2003 beispielsweise liegt diese Datei oft in einem nummerierten Unterverzeichnis wie etwa C:ProgrammeMicrosoft OfficeOffice1022.
3. Entfernen Sie nun die dort vorhandene outlook.hol-Datei, indem Sie sie in einen anderen Ordner schieben. Nehmen Sie dann die Datei aus unserem Link und kopieren Sie sie in dasselbe Verzeichnis.
4. In Outlook gehen Sie nun auf "Extras" - > "Optionen" -> "Einstellungen" -> "Kalenderoptionen" -> "Feiertage". Dort fügen Sie die outlook.hol-Datei hinzu.
5. Oben im Outlook.Kalender sehen Sie nun in der Tagesansicht, ob es sich beim aktuellen Tag um einen Feiertag handelt oder nicht.Integration von Twitter-Feeds in Outlook
Auf Wunsch können Sie Ihren gesamten Twitter-Feed direkt in Outlook integrieren. Dazu benötigen Sie das TwinBox-Plugin für Outlook./a>. Sobald Sie die Datei installiert haben, sehen Sie eine komplett neue Menüleiste, die den Twitter-Feed verwaltet. Einen eigenen Ordner können Sie während der Installation ebenfalls angeben. Wir raten dringend dazu, dies auch zu machen, da sonst der Posteingang mit einer Flut von Twitter-Nachrichten überschwemmt wird. Die Übersicht zu behalten, ist dann viel zu schwierig und zeitaufwendig und Sie werden sich wünschen, das Plug-in nie installiert zu haben.
Links in der neuen Menüleiste, die TwInBox mitbringt, befindet sich ein Icon. Klicken Sie darauf, um gleich in den neuen Twitter-Ordner in Outlook zu gelangen. Wenn Sie auf "New" klicken, schreiben Sie hingegen einen neuen Tweet. Die Nachricht wird dann automatisch an Ihr Twitter-Konto gesendet und mit der Welt geteilt. Sie ersparen es sich somit, extra die Webseite oder die App aufzurufen.
Außerdem können Sie in diesem Menü von TwInBox auch gleich auf Tweets antworten oder das Plug-in nach Ihren Wünschen konfigurieren. Stellen Sie beispielsweise ein, wie oft Outlook den Feed aktualisieren soll. Reicht eine Stunde oder soll es alle fünf Minuten sein? Auch an eine Integration beliebter URL-Kürzer wie TinyURL haben die Entwickler gedacht. Zu lange URLs, die das Zeichenlimit bei Twitter sprengen, vermeiden Sie auf diese Weise. Ganz rechts in der Menüleiste sehen Sie übrigens immer die aktuell jüngste Nachricht, sodass die Leiste auch eine Art Newsfeed für Neuigkeiten aus aller Welt darstellen kann.
Eine aktuelle Bestandsaufnahme erhalten Sie übrigens direkt im Programm selbst. Gehen Sie dazu auf "Datei" und danach auf "Optionen" und "Add-Ins". Dort sind alle aktuell installierten Plug-ins aufgelistet.
.exe-Dateien für einfache Installation
Für Windows-Anwender ist die Installation von Plug-ins kein Neuland: Sie kommen meist als einfache .exe-Datei daher. Klicken Sie einfach doppelt darauf, um die Installation zu starten und folgen Sie den Hinweisen. Sobald alles fertig ist, suchen Sie in der Oberfläche von Outlook je nach Version nach einem Eintrag wie "Einstellungen" oder "Optionen". Dort passen Sie das Plug-in an Ihre Bedürfnisse an. Falls Sie die Erweiterung dort nicht finden, schauen Sie in der Readme-Datei des Plug-ins nach. Da es keine starren Konventionen bei der Entwicklung dieser Plug-ins gibt, kocht jeder Entwickler sein eigenes Süppchen.
Eine alternative Variante für Plug-ins ist das Dateiformat .hol. Hier müssen Sie nicht direkt ein Programm installieren, sondern Sie kopieren die .hol-Datei in den passenden Ordner in Outlook. Oft wird dies im Zusammenhang mit Kalenderdaten verwendet. Später gehen wir noch einmal gesondert darauf ein. Manche Plug-ins verwenden auch das .ics-Format. Genutzt wird auch dies vor allem im Zusammenhang mit dem Austausch von Kalenderdaten, was am zugrundeliegenden iCal-Format liegt. Importieren können Sie diese Plug-ins über "Datei", "Importieren" und dann "iCalendar-Datei importieren". Danach wird die .ics-Datei automatisch eingelesen.
Der Fokus auf kostenlose Add-ons
Die unzähligen Plug-ins für Outlook im Internet sind entweder kostenlos oder kostenpflichtig. Einige von ihnen sind nur eine kleine Erleichterung, andere hingegen werden Ihnen viel Zeitersparnis bringen. Wir haben uns auf die Darstellung von kostenlosen Plug-ins spezialisiert: Diese lassen sich einfach testen. Bei Gefallen können Sie immer noch nach kostenpflichtigen Alternativen Ausschau halten oder den Entwicklern einfach eine Spende zukommen lassen.
Plug-ins und ihre Limitierungen
Wir möchten davor warnen, einfach blind jedes kostenlose Plug-in zu installieren, das Ihnen über den Weg läuft. Finanziell ist das zwar kein Problem, aber mit jeder Erweiterung wird Outlook etwas schwerfälliger und braucht etwa für den Programmstart mehr Zeit. Vor allem ältere Systeme reagieren bisweilen allergisch auf eine Plug-in-Flut. Außerdem können die Plug-ins sich gegenseitig ins Gehege kommen und damit Probleme verursachen, die Sie ohne zusätzliche Software nie hätten. Überlegen Sie also, ob ein Plug-in wirklich sinnvoll ist oder ob Sie es lieber weglassen sollten.
Nicht alle der Plug-ins, die wir vorstellen, sind mit jeder Outlook.Version kompatibel. Auf der sicheren Seite sind Sie mit Outlook 365, da Sie so immer die aktuelle Version verwenden. Einige der Funktionen, die wir vorstellen, sind aber in der neuesten Version von Outlook ohnehin enthalten - eine Installation hätte also keinen positiven Effekt. Informieren Sie sich vor der Installation, ob das Plug-in mit Ihrer Version von Outlook zusammenarbeitet oder nicht.
