PDF: Diese Tipps und Tricks machen Ihnen die Arbeit leichter

Der große Vorteil des Portable Document Format (PDF) besteht darin, dass es plattformunabhängig einsetzbar ist und unter jedem Betriebssystem stets sein ursprüngliches Layout beibehält. Das bedeutet, dass PDFs mit Android, iOS, Linux, Mac, Windows und anderen Betriebssystemen kompatibel sind, ohne dass es zu Formatierungsproblemen kommt. Das Format ist zwar sehr gängig, wenn man jedoch auf die Originalsoftware Adobe Acrobat setzt kostet die Erstellung von PDFs viel Geld. Es gibt allerdings auch kostenlose Varianten, um PDFs nutzen zu können. Hierzu zählen viele kostenlose Tools, die zwar nicht alle Funktionen des Originals mitbringen, aber dennoch sehr nützlich sind. In den meisten Fällen wird nämlich nicht das gesamte Funktionsspektrum gebraucht. Ein PDF soll lediglich erstellt, bearbeitet oder geteilt werden. Das kann die Freeware zwar nicht besser als das Original, aber dafür deutlich schneller. Im Folgenden stellen wir Ihnen eine Auswahl an kostenlosen Tools vor, mit denen Sie das PDF-Format rundum beherrschen.

PDFs auf dem Mobilfunkgerät

Längst werden PDFs nicht mehr nur am PC gelesen, sondern auch unterwegs über Android und iOS genutzt. Aus diesem Grund gibt es mittlerweile zahlreiche Tools, die den Umgang mit PDFs auf dem Mobilfunkgerät erleichtern. Hierbei ist aber zu beachten, dass nur die wenigsten Apps absolut kostenlos sind, da die meisten von ihnen mit In-App-Käufen arbeiten. Das bedeutet, dass ein Grundstock an Funktionen zwar zur Verfügung steht, das Konvertieren von Fotos aber zum Beispiel erst dann möglich wird, wenn dafür bezahlt wurde. Im Folgenden stellen wir Ihnen eine Auswahl an Apps für Android und iOS vor, mit denen PDFs wunderbar genutzt werden können, ohne dass Kosten entstehen:

Dateiinformationen zum PDF einsehen

Oftmals ist es interessant, Genaueres über die Eigenschaften eines PDFs zu erfahren. In vielen Fällen sind diese Informationen allerdings verborgen. Mit dem PDF-Analyzer können Sie diese aber sichtbar machen. So muss nach dem Start des Programms das gewünschte PDF-Dokument gesucht werden. Zu diesem Zweck ist es notwendig, dass Sie das Verzeichnis auswählen, in dem es sich befindet. Das Tool zeigt nun alle PDFs in diesem Verzeichnis an, sodass Sie die gewünschte Datei ganz einfach bestimmen können. Auf der rechten Seite erhalten Sie dazu Informationen wie den Autor, den Titel und das Erstellungsdatum des Dokuments. Über Security erfahren Sie, ob das Dokument gedruckt werden kann oder passwortgeschützt ist. Ein weiteres Feature des Tools besteht darin, Dateien analysieren zu können. Über Textanalysis können die Wörter und Zeichen des Dokuments eingesehen werden. Außerdem besteht dank XMLport die Möglichkeit, aus dem PDF ein XML-Dokument zu machen. Einige der Funktionen sind allerdings nicht in der kostenlosen Version zu haben. Das gilt zum Beispiel für das Verändern des Dokuments. Wenn Sie auf Change klicken, erscheint ein Hinweis darauf, dass Sie sich für diese Funktion die Pro-Version kaufen müssen.

Dokumente ins PDF-Format übertragen

Sehr häufig werden Dokumente als PDF verschickt. Das liegt daran, dass dieses Format sein ursprüngliches Layout immer beibehält. Wer möchte, der kann verschiedene Dokumente über einen Webdienst wie pdf24.org in ein PDF verwandeln. Hierfür ist es notwendig, die entsprechende Datei hochzuladen. Anschließend wird das Ergebnis per Mail oder Fax an den Nutzer geschickt oder kann heruntergeladen werden. Selbst Webseiten und reiner Text können so ins PDF-Format gebracht werden. Wer keinen Webbrowser nutzen möchte, kann sich auch ein Konvertierungstool zulegen. Gängig sind der PDF Creator, Bullzip PDF Printer und der CIB pdf brewer. Diese arbeiten wie Druckertreiber und können beispielsweise bei Word über Datei ? Drucken genutzt werden. Hierzu müssen Sie statt des eigentlichen Druckers das Konvertierungstool auswählen. Per Klick auf Drucken wird dann das PDF-Dokument erstellt. Anschließend können zusätzliche Informationen wie der Autor oder der Komprimierungsgrad angegeben werden. Über Einstellungen lassen sich weitere Details anlegen, zum Beispiel ein Vertraulich-Stempel. Anschließend speichern Sie das Dokument an einem gewünschten Ort ab. Welches Tool am besten geeignet ist, hängt davon ab, welche Programme Sie vorrangig nutzen. Bullzip arbeitet zum Beispiel ausschließlich mit Office-Anwendungen, CIB versteht sich auf SAP- und CAD-Programme und der Creator beherrscht jede Software mit einer Druckfunktion.

PDFs in andere Formate bringen

Ebenso ist es möglich, PDF-Dokumente in andere Formate wie Doc oder Docx umzuwandeln. Auch dies kann über einen Webdienst wie pdf2doc.com/de erfolgen. Dazu muss bei der Vorauswahl angegeben werden, in welches Format die PDF-Datei gebracht werden soll. Anschließend bestimmen Sie über Wählen das zu verändernde PDF auf dem PC. In einer Vorschau sehen Sie das Originaldokument. Nach dem Klick auf Download wird die PDF-Datei in das gewünschte Format umgewandelt und auf dem PC abgespeichert. Auf diese Weise können bis zu 20 Dateien gleichzeitig verändert werden. Hierzu zählen auch JPEG- und PNG-Bilder. Falls gewünscht, kann der Dienst auch direkt in den Browser integriert werden.

Kostenlose Tools, die PDFs in Formate umwandeln, die bearbeitet werden können, sind hingegen Mangelware. Keines dieser Tools bietet wirklich alle Funktionen, die Nutzer in diesem Zusammenhang wünschen. Recht passabel ist der Free PDF to Word Doc Converter. Mit diesem Tool erhalten Sie Doc-Dokumente, die im Kompatibilitätsmodus aufgerufen werden. Mit Bildern kommt das Tool in der Regel klar; Tabellen, Gliederungen und Logos bereiten ihm hingegen Schwierigkeiten. Diese bleiben nur selten an dem Platz, an den sie gehören. Für einfache Aufgaben ist das Tool hingegen gut geeignet, da es eine Bearbeitung unter Word erlaubt. Ebenfalls zuverlässig arbeitet der PDF2Word Converter. Dieser kann sogar Text klar von Bildern und Tabellen trennen.

Dieses Vorgehen hat allerdings ein Manko. So muss in der kostenlosen Version vor jeder Umwandlung eine Rechenaufgabe gelöst werden. Hierdurch erhält man einen Freischaltcode, der zur Umwandlung des Dokuments berechtigt. Zu der entsprechenden Seite gelangen Sie, wenn Sie auf PDF jetzt konvertieren und anschließend auf den zugehörigen Link gehen. Das bedeutet also, dass das Tool nicht im Offlinemodus genutzt werden kann. Hinzu kommt, dass einige Features wie das Extrahieren von Bildern nur in der Pro-Version verfügbar sind.

Wenn lediglich der Text des PDF-Dokuments interessant ist, kann der A-PDF Text Extractor eingesetzt werden. Dieser filtert die Textteile des PDFs heraus und stellt diese dem Nutzer zur Verfügung. Das gelingt über Open ? Extract text. Anschließend kann festgelegt werden, wo das Dokument gespeichert werden soll. Als Format kann lediglich TXT gewählt werden, das nur mit einem speziellen Editor geöffnet werden kann. Sehr schön ist, dass selbst Seiten mit starkem Layout richtig analysiert werden und der Text zutreffend dargestellt ist.

Mit dem Tool A-PDF to Excel können Tabellen aus einem PDF in ein Excel-Dokument übertragen werden. Hierfür klicken Sie in dem Tool auf Open A PDF file. Dabei muss die gesamte Tabelle zu sehen sein. Eventuell notwendige Anpassungen können Sie über die Zoompfeile vornehmen. Anschließend legen Sie mit dem Pfeilsymbol genau fest, welcher Teil der Tabelle konvertiert werden soll. Ihre Festlegung bestätigen Sie über Apply ? Apply now. Daraufhin kann sie via Extract to Excel in ein CSV oder XLS umgewandelt werden.

PDF-Dokumente sichern und entsperren

Der PDF Creator eignet sich neben den bereits erwähnten Features dazu, PDF-Dokumente zu verschlüsseln. Hierfür wird dieser aber nicht als Druckertreiber eingesetzt, sondern direkt als Programm. So kann nach dem Aufruf des Tools über Profileinstellungen gewählt werden, ob das Standardprofil verschlüsselt oder ein neues Profil erstellt werden soll. Nun müssen der Menüpunkt PDF ausgewählt, der Reiter Sicherheit aufgerufen und das Feld Verschlüsseln Sie PDF-Dokumente, um deren Inhalt zu schützen aktiviert werden. Jetzt bietet das Tool über Verschlüsselungsgrad die Möglichkeit, ein Passwort für das Dokument festzulegen, eine Verschlüsselung vorzunehmen oder beide Sicherheitsmaßnahmen zu nutzen. Anschließend kann ganz genau festgelegt werden, welche Rechte ein Nutzer haben soll, dem das Dokument zugeschickt wird. Zum Beispiel kann er die Rechte erhalten, das Dokument zu kopieren oder auszudrucken. Zunächst sind alle vorhandenen Aktionen erlaubt. Erst durch das Entfernen des Häkchens vor der entsprechenden Berechtigung wird diese außer Kraft gesetzt. Damit diese Änderungen wirksam werden, müssen sie gespeichert werden. Die so erstellten Einstellungen werden für jedes Dokument übernommen, das aus dieser Anwendung heraus erzeugt wird.

In einigen Fällen ist das jedoch gar nicht gewünscht. Lediglich ein bestimmtes Dokument soll mit diesen speziellen Einstellungen versehen werden. In diesem Fall sollten Sie für die Verschlüsselung das Tool BeCyPDFMetaEdit verwenden. Dieses ist in der Lage, die Metadaten eines PDF-Dokuments zu lesen und zu schützen. Hierfür müssen Sie das entsprechende Dokument auswählen und den geeigneten Modus benennen. Für eine solche Schutzmaßnahme eignet sich zum Beispiel der Modus Vollständiges Neuschreiben. Im Register Sicherheit kann dann unter Sicherheitssystem genau der Schutz ausgesucht werden, der individuell gewünscht ist. Unter anderem können Sie einen Kennwortschutz mit niedriger oder hoher Verschlüsselung festlegen, welche für die Acrobat-Versionen 3.x beziehungsweise 5.x geeignet ist. Hierbei sollten jeweils eigene Passwörter für Nutzer und Besitzer gewählt werden. Außerdem können Sie hier gezielt zusätzliche Sicherheitsfunktionen nutzen. So zum Beispiel verhindern Sie durch die Entfernung des Hakens bei Ändern des Dokumentes, dass der Empfänger des PDF-Dokuments dieses verändern kann.

Für das einfache Entsperren von PDF-Dokumenten bieten sich verschiedene Onlinedienste wie FreeMyPDF und PDF Unlock an. Diese können teilweise bis zu 250 Megabyte große Dokumente bearbeiten und auch Passwörter entfernen. Ebenso kann der PDF Password Remover zum Einsatz kommen. Dieser ist zwar lediglich in der Testversion gratis, die nur drei Testversuche zum Entschlüsseln von Passwörtern zulässt, dafür aber äußerst zuverlässig und effizient. Ein weiterer Vorteil ist, dass dieses Tool sehr nutzerfreundlich ist. So muss lediglich der Pfad des zu öffnenden PDFs angegeben werden, schon wird das geöffnete Dokument im ausgewählten Ordner abgelegt. Diese Dienste sind allerdings grenzwertig, da geschützte PDFs in der Regel vertrauliche Informationen enthalten. Sich Zugang zu diesen zu verschaffen und sie gegebenenfalls sogar zu verbreiten, könnte zu unangenehmen Konsequenzen führen.

PDF-Dateien verkleinern

Vor allem, wenn ein PDF-Dokument Bilder, Grafiken und Tabellen enthält, ist es in der Regel sehr groß. Da sich hundert Megabyte aber schlecht verschicken lassen, ist es sinnvoll, diese Dokumente zu verkleinern. Das ist über verschiedene Onlinedienste wie Smallpdf und Compress PDF möglich. Hier muss das Dokument lediglich hochgeladen werden und schon wird es verkleinert. Auf diese Weise kann ein Dokument durchaus um bis zu 50 % minimiert werden. Bei einigen Anbietern kann das entsprechende Dokument dann nicht nur als PDF, sondern auch als Word- und JPEG-Datei abgespeichert werden. Zudem muss sich das entsprechende Dokument bei einigen Anbietern nicht auf einem Rechner befinden, sondern kann direkt in der Cloud, bei Dropbox oder in Google Drive verkleinert werden.

Einige Nutzer misstrauen solchen Webdiensten jedoch. Sie befürchten, dass die hochgeladenen Dokumente auf den Servern der Anbieter verbleiben und von diesen genutzt werden könnten. Wer sich hiervor schützen möchte, sollte daher auf eine Freeware zum Verkleinern von PDF-Dokumenten setzen. So bieten sich zum Beispiel PDF Reducer Free, PDF Compressor und PDF24 Creator an. Hier genießen Nutzer zudem den Vorteil, dass sie selbst definieren können, wie stark das jeweilige Dokument komprimiert werden soll. Der PDF24 Creator bietet noch einen weiteren Vorteil. Dieses Tool komprimiert PDF-Dateien nämlich nicht nur, sondern kann sie auch erstellen oder Seiten extrahieren.

Um ein PDF-Dokument auf diese Weise zu verkleinern, rufen Sie das Tool auf und wählen PDF Dateien komprimieren aus. Hier bestimmen Sie über Datei hinzufügen genau das Dokument, das dann verkleinert werden soll. Dabei lassen sich auch zusätzliche Informationen wie die Bildqualität und DPI angeben. Außerdem finden Sie hier eine Dateianzeige, die Sie genau darüber informiert, wie groß die von Ihnen ausgewählte Datei ist und wie groß die verkleinerte Datei sein wird. Dazu können individuelle Anpassungen vorgenommen werden, um das Dokument den persönlichen Wünschen gemäß zu verkleinern. Sollte der vorhandene Komprimierungsgrad nicht genügen, können Sie bei Bedarf außerdem über Web optimiert oder das Farbmodell weitere Verkleinerungen vornehmen. Danach geben Sie einen Speicherort für die komprimierte Datei an.

Kombination und Trennung von PDF-Dateien

Wenn größere Texte wie Abschlussarbeiten und Handbücher im PDF-Format vorliegen, haben diese meist einen beachtlichen Umfang. Oft werden aber gar nicht die gesamten Texte gebraucht, sondern nur einzelne Passagen und Abschnitte. Deswegen werden Tools benötigt, mit denen solche Ausschnitte aus einem Dokument herausgelöst und zu einem neuen zusammengefügt werden können. In diesem Zusammenhang haben sich vor allem PDFsam und PDFtk bewährt. Um mit diesen arbeiten zu können, müssen Sie zunächst das PDF-Dokument öffnen, aus dem bestimmte Teile extrahiert werden sollen. Anschließend definieren Sie genau, wie viele Seiten das neue Dokument haben soll. PDFtk ist hierbei trotz der Programmoberfläche in Englisch sehr nutzerfreundlich. Die einzelnen geöffneten PDFs werden angezeigt, sodass sie per Drag-and-Drop in die gewünschte Reihenfolge gebracht werden können. Vor der Auswahl der herauszulösenden Seiten sollten Sie das gesamte Dokument noch einmal markieren. Über Double Click to Change können Sie dann die Seiten festlegen, die herausgelöst und zusammengefügt werden sollen. Sobald alle gewünschten Inhalte auf diese Weise bearbeitet wurden, klicken Sie auf Create PDF.... Das so erstellte Dokument kann nun an jedem gewünschten Ort auf dem Rechner abgespeichert werden. Falls Sie dagegen PDFsam für dieses Vorgehen nutzen, müssen Sie eine etwas trägere Gangart in Kauf nehmen. Dafür jedoch wird zusammen mit dem Tool eine Testversion von PDFsam Enhanced zur Verfügung gestellt.

Lösungen jenseits des Acrobat Reader

Immer mehr Menschen sehnen sich nach einer Alternative zum Acrobat Reader. Dieser ist zwar gratis, aber auch sehr massig. Andere Tools nehmen deutlich weniger Platz ein und starten auch deutlich schneller. Besonders platzsparend ist zum Beispiel Sumatra PDF, weil es ohne Installation auskommt. Da das Tool aus der .exe-Datei heraus lädt, kann es wunderbar als portables Werkzeug auf einem USB-Stick mitgeführt werden. Das Schöne an diesem Tool ist, dass es nicht auf PDF allein beschränkt ist, sondern noch eine Vielzahl weiterer Formate beherrscht. Wenn es nicht nur um das Lesen von PDFs geht, empfiehlt sich der Foxit Reader. Dieser kann PDF-Dokumente nämlich auch durchsuchen, kopieren und kommentieren. Dieses Plus an Funktionen geht allerdings auch mit einem erhöhten Platzbedarf einher. In Sachen Geschwindigkeit lässt dieses Tool das Adobe-Original aber dennoch weit hinter sich.