Praxis-Test: Freeware Online-Office

Immer mehr User fragen sich - besonders wenn die Kasse leer ist -, ob das klassische Microsoft Office-Paket wirklich noch sinnvoll ist, oder ob nicht auch eine kostenlose Variante für Ihre Anwendungen vollkommen ausreichend wäre.

Der Wechsel zu einem klassischen aber kostenlosen Office-Paket wie Openoffice.org oder einem Ableger davon wie LibreOffice liegt natürlich nahe. Beide hinken Word, Excel und Powerpoint in kaum einer Hinsicht hinterher, vor allem wenn es um die Erfüllung von Alltagsaufgaben geht.

Da jedoch der Trend inzwischen in Richtung "Cloud" weist, stellt sich die berechtigte Frage, ob es sinnvoller wäre, gleich auf gratis Office-Web-Apps umzusteigen und der traditionellen Desktop-Software eine Abfuhr zu erteilen.

Was ein Online-Office in Alltags-Szenarien leistet

Hierzu haben wir die folgenden Anforderungen und Szenarien konstruiert.

1. Textverarbeitung
   
   Hier besteht die Aufgabe darin, einen akzeptablen Brief zu erstellen. Dabei sollte es möglich sein, unter verschiedenen Schriftarten auszuwählen, die üblichen Formatierungen des Textes wie Unterstreichen, Fett und Kursiv anzuwenden und die Ausrichtung von Textbausteinen festzulegen (rechtsbündig, linksbündig, Blocksatz). Die Anpassungen sollten als Absatzformat hinterlegt werden können. Darüber hinaus wäre es wünschenswert, wenn sich eine automatische Aufzählung, eine Tabelle, ein (selbstaktualisierendes) Datumsfeld sowie Bilder hinzufügen lassen würden. Die Bilder sollten im Text frei positionierbar sein und auf Wunsch von dem Text umflossen werden. Eine automatische Rechtschreibprüfung in Form von Markierungen darf ebenfalls nicht fehlen.
2. Tabellenkalkulation
   
   Sie möchten eine Tabelle mit einigen einfachen Berechnungen erstellen? Die Web-App sollte uns bei dieser Arbeit mit einer Mustererkennung zur automatischen Weiterführung von fortlaufenden Werten und einem Formelassistenten unterstützen. Wir erwarten zur Visualisierung der Werte Diagramm-Funktionen und die Möglichkeit einer automatischen Änderung der Darstellung von Zellen abhängig von Ihrem Wert (bedingte Formatierung). Daneben sind uns eine Filter- und Sortierungsfunktion wichtig.
3. Präsentations-Programm
   
   Wir haben uns die Aufgabe gesetzt, eine Präsentation mit Texten, Bildern und Tabellen zu erstellen. Wir wollen sowohl für einzelne Elemente der Folien als auch für den Wechsel zwischen den Charts zwischen wenigstens fünf Übergangseffekten wählen können. Wir möchten die Präsentation allerdings nicht zu sehr verschnörkeln, denn das würde vom Inhalt ablenken.
4. Übergreifende Funktionen
   
   In den Web-Apps sollten sich die Dokumente in erster Linie auch in den Microsoft-Office-Formaten (.doc/.docx, .xls/.xlsx und .ppt/.pptx) speichern und öffnen lassen. Diese haben sich inzwischen als Quasi-Standard etabliert. Wenn die Darstellung abweicht, dann jedoch nur minimal. Vor allem ist für die Bearbeitung von fremden Dokumenten wichtig, dass die Dokumentenstruktur und die vorhandenen Elemente und Auszeichnungen beim Speichen erhalten bleiben. Auch dann, wenn sie in der Web-App nicht Eins zu Eins dargestellt werden. Wünschenswert wäre ebenfalls die Möglichkeit, die Web-App auch dann zu nutzen, wenn einmal keine Verbindung zum Internet besteht.

Tabellen, Google Docs und Präsentationen im Praxis-Test

Die Anwendungen Office-Web von Google werden als "Tabellen", "Docs" und "Präsentationen" bezeichnet. Erreichbar sind diese über den Online-Speicher Google Drive.

1. "Google Docs " Online-Textverarbeitung 
   
   Die Symbolleiste von Google Docs ist leicht verständlich und beschränkt sich auf das Wesentliche. Unsere Pflicht-Aufgaben lassen sich ohne Schwierigkeiten erledigen: Sämtliche bekannten Optionen zur Textformatierung sind vorhanden. Über den Menüeintrag "Format" finden Sie seltener benötigte Textauszeichnungen wie "Hochgestellt", "Tiefgestellt" und "Durchgestrichen".
2. Auf den ersten Blick wirkt die Auswahl an Schriftarten etwas dürftig. Allerdings lassen sich über den Eintrag "Weitere Schriftarten" im unteren Bereich des Drop-Down-Menüs mit wenigen Klicks eine ganze Reihe von weitere Schriftarten ergänzen. Sie können die vorhandenen Absatzformatierungs-Definitionen mit Ihren eigenen überschreiben, jedoch keine neuen anlegen.
3. Per Drag & Drop ziehen Sie ganz einfach Bilder von der Festplatte in den Text oder setzen sie mit der Funktion "Einfügen → Bild" aus Google Drive ein. Allerdings ist die maximale Dateigröße dabei auf 2 MB beschränkt. Bilder lassen sich beschneiden, skalieren, frei positionieren und mit einem optionalen Abstand vom Text umfließen. Weitere Feldfunktionen, beispielsweise zur Ausgabe des aktuellen Datums, sind nicht vorhanden. Dagegen kann man Kopf- und Fußzeile hinzufügen - ebenso wie ein Inhaltsverzeichnis.
4. Im Handumdrehen lassen sich Tabellen einfügen. Die Anpassungsmöglichkeiten in Hinblick auf die Designs sind jedoch beschränkt. Grundsätzlich können Sie die Farbe für die Umrandung und den Hintergrund festlegen, aber lediglich für die gesamte Tabelle und nicht für einzelne Zellen.
5. Sie finden den Befehl "(Text-)kästen erstellen" unter "Einfügen → Zeichnung". Dort befinden sich auch Legendensymbole und Pfeile. Eine Rechtschreibprüfung gibt es ebenfalls, sowohl während der Eingabe - kann optional ausgeschaltet werden - als auch auf Abruf über "Tools → Rechtschreibung". Automatische Silbentrennung und Grammatikprüfung fehlen. Sie definieren über "Tools → Einstellungen", welche Abkürzungen oder Ausdrücke während der Eingabe durch welche Symbole oder Wörter ersetzt werden sollen.
6. Die meisten Kommandos und Funktionen lassen sich auch über Hotkeys aufrufen. Eine Übersicht hierfür erhalten Sie unter "Hilfe → Tastaturkürzel".
7. "Google Tabellen" Online-Tabellenkalkulation 
   
   "Google Tabellen" lässt sich im Wesentlichen ähnlich bedienen wie Excel. Sie erreichen die häufigsten Berechnungs-Funktionen per Klick auf das Summen-Zeichen: "SUM" für Summe, "Average" für Durchschnittswert, "Count" für Anzahl der numerischen Werte, "MAX" für Maximalwert und "MIN" für Minimalwert". Klicken Sie auf "Weitere Funktionen", kommen Sie auf eine Hilfeseite, die sämtliche Funktionen mit deren Verwendung und Bedeutung erklärt. Um von diesen eine zu verwenden, tippen Sie "=" gefolgt vom Funktionsnamen in eine Zelle. Während Sie die ersten Buchstaben eintippen, erscheint ein Drop-Down-Menü mit sämtlichen Funktionen, die mit diesen Buchstaben beginnen. Statt weiter zu tippen, können Sie den gewünschten Eintrag mit den Pfeiltasten oder der Maus auswählen.
8. Auf die Schnelle lassen sich Diagramme mithilfe eines Assistenten erstellen. Einzelne Bereiche oder ganze Tabellen können Sie auf- oder absteigend sortieren und mit Filtern ausstatten. Dabei hilft die zuschaltbare bedingte Formatierung, indem sie Werte, die einen bestimmten Schwellenwert unter- oder überschreiten, schnell identifizieren.
9. Sie gelangen über "Datei → Neu, Aus Vorlage" zu Tausenden von Vorlagen für unterschiedliche Einsatzbereiche, zum Beispiel Budgetplanung oder Zeiterfassung. Die Vorlagen stammen zum Großteil von anderen Usern aus der Community. Sie können über das Drop-Down-Menü "Nach Sprache sortieren" links unten in der Navigation die Liste auf deutschsprachige Vorlagen beschränken.
10. Die Tabellenkalkulation bietet als Sonderfunktion die Möglichkeit, Web-Formulare zu erstellen und zu veröffentlichen. Auf diese Weise lässt sich beispielsweise im Handumdrehen ein Feedback-Formular oder eine Umfrage erstellen. Die Benutzereingaben werden in der zugrunde liegenden Google-Tabelle gespeichert und können so bequem ausgewertet werden.
11. "Google Präsentationen" Präsentations-Programm 
    
    "Google Präsentationen" bietet Ihnen beim Anlegen einer neuen Präsentation eine Reihe von Vorlagen an. Deren Design können Sie nach dem Import individuell anpassen. Damit alle Folien einer Präsentation die gleichen Schrift-Formatierungen und den gleichen Hintergrund verwenden, ändern Sie nicht jedes Chart für sich, sondern klicken auf "Ansicht → Masterfolien". Die Auswahl an Animationen für Übergänge und Folienelemente zwischen den einzelnen Folien ist verhältnismäßig klein. Diese sollten aber für die meisten Anwendungs-Szenarien ausreichen.
12. Googles Online-Office - Übergreifende Funktionen 
    
    Grundsätzlich lassen sich die Dateien im Microsoft-Office-Format im Hinblick auf die Kompatibilität importieren und exportieren. Allerdings ist der Import bei komplexen Dokumenten mit Auszeichnungen oder Elementen, die die Apps von Google-Office nicht unterstützen, weniger zufriedenstellend: Die Darstellung weicht zum Teil erheblich ab. Schlimmer noch: Sollten Sie Änderungen vornehmen, wird das Dokument ohne Vorwarnung so zerrupft gespeichert, wie es dargestellt wird.
13. Auch die Office-Anwendungen von Google lassen sich offline nutzen, jedoch nur in Verbindung mit Googles Browser Chrome. Bevor Sie offline gehen, wählen Sie in Google Drive das Zahnrad-Icon rechts oben und klicken dann auf "Einstellungen → Offline". Im Hintergrund lädt Chrome nun den gesamten Inhalt Ihres Online-Speichers und die für die Web-Apps benötigten Programmdaten herunter. Leider ist kein Fortschrittsbalken vorhanden.
14. Wenn Sie ohne Internet-Verbindung an Ihren Dokumenten weiterarbeiten oder neue erstellen möchten, starten Sie Chrome neu und rufen wieder http://drive.google.com auf. So erkennt der Browser, dass Sie offline sind, und leitet Sie ohne Login zur lokalen Version um.