So löscht Outlook automatisch E-Mails und Spam

Unerwünschte E-Mails sind ein tägliches Ärgernis. Die Art des Spams reicht von kriminellen Phishing-Mails bis hin zu harmloser aber nerviger Werbung. Manchmal möchten Nutzer auch einfach keine Mails von einer bestimmten Person, Firma oder Webseite erhalten. In diesem Fall können Sie in Outlook die E-Mail einfach in den Junk-Mail-Ordner ablegen. Sobald die Mail eingetroffen ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und gehen dann auf "Junk-E-Mail - Absender sperren". Jede weitere E-Mail des Absenders landet dann nicht mehr im Posteingang, sondern im Junk-Mail-Ordner.

Sollten Sie doch noch eine E-Mail von diesem Absender lesen wollen, dann müssen Sie lediglich im Junk-Mail-Ordner nachschauen. Die Mails sind hier noch immer abrufbar. Endgültig löschen können Sie die Nachrichten ebenfalls. Dafür wählen Sie "Junk-E-Mail" aus, anschließend die "Junk-E-Mail-Optionen" und schließlich "Als Junk-E-Mail identifizierte Nachrichten nicht in den Junk-E-Mail-Ordner verschieben, sondern endgültig löschen". Wählen Sie dann "OK" aus und Mails, welche in diesem Ordner landen, werden sofort gelöscht.

Der Abender der E-Mail weiß davon nichts. Er bekommt keine Nachricht, dass seine E-Mails automatisch im Mülleimer von Outlook landen. Wenn Sie es ihn jedoch wissen lassen wollen, dann gibt es dafür auch eine Funktion. Für diesen Zweck stehen eine Outlook-Regel und eine Vorlage zur Verfügung. Zunächst gehen Sie auf "Neue E-Mail". In das Adressfeld müssen Sie nichts eingeben. In den Betreff tippen Sie zum Beispiel "Annahme verweigert" und in den Text einen kurzen Satz, dass die Nachricht automatisch gelöscht wurde. Dann wählen Sie "Datei - Speichern unter" aus und speichern die E-Mail als "Outlook-Vorlage (*.oft)" im Template-Ordner von Outlook ab.

Anschließend müssen Sie die Nachrichten des unerwünschten Absenders noch mit der neuen Regel markieren. Sobald eine solche E-Mail eintrifft, wählen Sie das kleine Ribbon "Start" aus, dann auf "Verschieben - Regeln - Neue Regel - Erweiterte Optionen". Oben betätigen Sie die Regel "die von … kommt" und gehen dann auf "Weiter". Ein weiteres Häkchen setzen Sie bei der Regel "diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten". Die Vorlage können Sie im unteren Fenster auswählen, indem Sie auf den Link "einer bestimmten Vorlage" klicken. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie zunächst auf "Suchen in" klicken und dann auf "Vorlagen im Dateisystem". Hier wählen Sie die gerade gespeicherte Vorlage aus und bestätigen diese mit "Öffnen". Bestätigen Sie hier ebenfalls die Auswahl "diese in den Ordner Gelöschte Objekte verschieben". Nachdem Sie diese Einstellungen getätigt haben, klicken Sie im Regel-Assistenten auf "Weiter", dann noch mal auf "Weiter", geben der Regel anschließend einen Namen und beenden diese Konfiguration mit "Fertig stellen".