Windowseinrichtung für mehrere Benutzer

Mehrere Benutzerkonten statt mehrerer Geräte

Die Verwaltung individueller Benutzerkonten bringt Windows seit Jahrzehnten mit. Heute mag dieses Feature oft nicht mehr ganz so gefragt sein: In vielen Haushalten existieren zahlreiche Geräte, sodass die gemeinsame Nutzung des guten, alten Familien-PCs nicht mehr im Vordergrund steht. Kinder und Teenager haben aber unter Umständen nicht immer die passenden Geräte zur Hand: Heute ist ihr erster Computer oft ein Smartphone und kein Notebook oder PC. Am Smartphone lassen sich viele Aufgaben aber längst nicht so komfortabel durchführen wie einem großen PC-Monitor mit Maus und Tastatur.

Mit individuellen Zugängen an PCs lösen Sie das Problem: Jede Person im Haushalt kann einen PC so nutzen, als wäre es der eigene. Daten, Einstellungen, Programme und persönliche Informationen bleiben erhalten. Außerdem ist die Löschung fremder Daten ohne Fachkenntnisse unmöglich, sodass zum Beispiel Kinder nicht versehentlich wichtige berufliche Daten löschen können.

Wer einen PC sowohl beruflich als auch privat nutzen möchte, findet Einsatzzwecke für unterschiedliche Konten sogar allein: Die Trennung der Konten kann produktive Vorteile haben. Falls Sie am PC gerne basteln, können Sie sich hingegen einen "normalen" und einen Testaccount einrichten, in dem Sie neue Programme ausprobieren.

Wie Sie das alles unter Windows 10 und Windows 11 bewerkstelligen, besprechen wir in diesem Artikel. Gelegentlich gibt es Einschränkungen zwischen Windows Home und Windows Professional, diese lassen sich aber mit kleinen Tools beheben.

Die Rolle des Administrators

Eine Person im Haushalt sollte immer für die Verwaltung aller Konten verantwortlich sein - am besten jemand, der sich mit der Materie auskennt. Diese Person sollte gleichzeitig die Einzige sein, die über jene Administratorrechte verfügt. Normale Nutzer sollten diese Rechte nicht haben, da dies ein Sicherheitsrisiko sein könnte. Falls andere Nutzer eine neue Software installieren möchten, müssen Sie sich - je nach Rollenprofil - an den Administrator wenden. Falls dies zu restriktiv ist, kann das im Nachhinein alles geändert werden. Mit steigendem Alter der anderen Anwender lohnt es sich normalerweise, diese Rollen zu lockern und mehr Freiheiten zu gewähren.

Administratoren haben jedoch gleichzeitig auch Pflichten: Traditionell sind sie dafür verantwortlich, dass das Gerät funktioniert - nicht unbedingt einfach, wenn mehrere Benutzer täglich am gleichen Gerät arbeiten und ihr eigenes Süppchen kochen. Wichtig ist daher beispielsweise die Erstellung von Back-ups. Im schlimmsten Fall verlieren dann nicht alle Benutzer ihre persönlichen Daten - sondern niemand. Gelegentlichen PC-Nutzern die Einrichtung von Back-ups abzuverlangen, geht jedoch meist über deren Fachkenntnis hinaus.

Online- und Offline-Konten

Möchten Sie in den Home-Ausgaben von Windows neue Benutzerkonten anlegen, ist dafür inzwischen zwingend ein Microsoft-Konto Voraussetzung. Findige Nutzer können diesen Zwang zwar mit einigen Tricks umgehen, wir legen den Fokus nun aber zunächst auf die übliche Variante via Onlineaktivierung. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Melden Sie sich mit dem Administrator-Konto an und drücken Sie dann Windows-Taste+I, um die Einstellungen aufzurufen.

2. Dort geht es weiter zu "Familie & andere Benutzer".

3. Entscheiden Sie sich für die zweite Option für Jugendliche und Erwachsene.

4. Klicken Sie "Konto hinzufügen" und erstellen Sie ein Onlinekonto, indem Sie eine dazu passende E-Mail-Adresse angeben.

5. Alternativ entscheiden Sie sich für "Ich kenne die Anmeldeinformationen für diese Person nicht" und fügen dann einen Benutzer ohne Microsoft-Konto hinzu. Vergeben Sie dazu einen Namen für das Konto und ein Passwort. Das Passwort kann der Inhaber des Kontos später ändern, Sie können also einen Platzhalter verwenden.

6. Wiederholen Sie diese Schritte, bis Sie für alle Familienmitglieder Konten angelegt haben.

7. Melden Sie sich nun ab oder starten Sie den PC neu, damit Sie am Anfang von der Nutzerauswahl begrüßt werden.

Übrigens können Sie diese Schritte auch für Kinder durchführen, indem Sie sich in Punkt 3 für Kinder und nicht für Jugendliche und Erwachsene entscheiden. Das kann Vorteile haben, weil Sie dann ein gewisses Maß an Kontrolle über das bekommen, was die Kinder am PC treiben (zum Beispiel durch eine Kindersicherung). Dies erklären wir Ihnen später noch einmal genauer.

Kontenvervollständigung

Zugehörige Profile für die Nutzer werden bei der ersten Anmeldung durch Windows automatisch betriebsbereit gemacht. Die zuvor von Ihnen vergebenen Passwörter sollten die neuen Nutzer jetzt noch ändern. Dies geht über die Systemeinstellungen und anschließend "Konten -> Anmeldeoptionen -> Kennwort -> Ändern". Haben Sie sich während der Kontenerstellung für einen Microsoft-Account entschieden, müssen Sie diesen zusätzlich mit einer PIN sichern. Das ist praktisch, da sie hardwaregebunden ist und daher nicht auf anderen Geräten mit Zugang zu dem Microsoft-Konto aktiv ist. Sicherheitstechnisch ist dies ein Vorteil.

Per Standard sind die neuen Konten für andere Familienmitglieder nur mit eingeschränkten Rechten ausgestattet. Für viele Aktionen müssen andere Nutzer Sie benachrichtigen. Sofern Sie nicht genau wissen, was Sie tun, sollten Sie an diesen Einstellungen auch nichts ändern.

Problemvorbeugung: so vermeiden Sie Schwierigkeiten

Teilen sich mehrere Personen ein Gerät, kann es immer zu Problemen kommen. Mit einigen Tricks sorgen Sie dafür, dass Probleme wahrscheinlich seltener oder gar nicht auftreten und sich die verschiedenen Benutzer nicht ins Gehege kommen. Mehr als eine Viertelstunde Zeitaufwand benötigen Sie dafür nicht. Diese Tipps funktionieren auch retroaktiv, also wenn bereits ein Unglück passiert ist und die Nutzung des PCs nicht mehr reibungslos funktioniert.

Zunächst sollten Sie auf jedem Datenträger im PC eine zweite Partition erstellen. Das geht mit Bordmitteln über die Datenträgerverwaltung von Windows oder über externe Partitions-Tools. Die zweite Partition sollte, sofern Sie Laufwerk C: anpassen, nicht zu viel Speicherplatz von der Systempartition nehmen. Luft nach oben für Windows-Updates und neue Programme sollte immer bestehen, bemessen Sie dem Laufwerk daher gute 100 GB zu.

Alle persönlichen Daten landen dann auf der neuen Partition, Laufwerk D:. Das hat den Vorteil, dass Sie individuelle Daten für sich und andere Benutzer von Programmen und Betriebssystemen trennen. Sollte etwas schiefgehen und Sie müssen an der Partition arbeiten, können Sie Laufwerk C: sogar vollständig löschen - denn alle persönlichen Daten sind ohnehin auf Laufwerk D: untergebracht. Dies ist in der Praxis auch im Hinblick auf die Verwaltung nicht schwierig, da Windows standardmäßig Bilder, Musik, Dokumente und andere persönliche Daten in den gleichnamigen Bibliotheken ablegt. Sie müssen diese also nur kopieren und auf der neuen Partition einfügen - fertig.

Dies können Sie sogar vollständig automatisieren, wenn Sie so vorgehen:

1. Klicken Sie auf eine Bibliothek im Windows Explorer, etwa "Dokumente", mit der rechten Maustaste.

2. Öffnen Sie die "Eigenschaften" und gehen Sie oben auf "Pfad".

3. Ersetzen Sie den Buchstaben "C:" durch "D:" (bzw. den Namen Ihrer zweiten Partition).

4. "Übernehmen" Sie die Änderungen und bestätigen Sie die Hinweise einige Male.

Diese Schritte wiederholen Sie für jede Bibliothek. Alle Dokumente, Bilder und ähnliche Daten landen nun auf der neuen Partition. Falls ein anderer Nutzer den PC hoffnungslos schrottreif macht und nur noch eine komplette Formatierung von Laufwerk C: hilft, bleiben ab jetzt alle persönlichen Daten erhalten.

Zusätzlich können Sie mit Image-Software komplette Systempartitionen als Image festhalten. Startet ein PC nicht mehr bzw. fährt er nicht mehr korrekt hoch, können Sie durch das Image einen älteren, funktionierenden Zustand wiederherstellen.

Partitionsverschiebung für alle Nutzer

Den soeben beschriebenen Vorgang wiederholen Sie nun für alle Anwender auf manuelle Weise. Das kann bei vielen Nutzern zwar etwas mühsam sein, aber dafür genießen Sie volle Sicherheit, wenn etwas mit der Systempartition nicht mehr stimmt. Ausnahmen existieren dann nur bei Hardwarefehlern: Ist eine Festplatte defekt, wird auch eine andere Partition daran nichts ändern. Deshalb sind Backups weiterhin ratsam.

Jedes Konto bekommt nun automatisch einen Speicherbereich, der von den Bereichen anderer Nutzer separiert ist. Andere Personen haben darauf auch keinen Zugriff (mit Ausnahme des Administrator-Kontos). Bedenken Sie, dass dieser Schutz aber nur durch die Rechtevergabe geregelt wird, die im Zweifelsfall manipuliert werden kann. Kompletten Schutz bekommen Sie nur durch eine Verschlüsselung dieser Daten, die in der Pro-Version von Windows enthalten ist.

Möchten Sie dies auch in den Home-Versionen durchsetzen, empfehlen wir dafür das bekannte und beliebte Tool Veracrypt. Im Benutzerverzeichnis finden Sie übrigens auch den Ordner "Öffentlich", auf den alle Nutzer gleichermaßen zugreifen können. So können Sie schnell Daten untereinander tauschen. Wenn Sie den Ordner an den Schnellzugriff anheften, gelangen Sie mit nur einem Klick im Explorer dorthin.

Davon ausgenommen sind Veränderungen, die Sie zum Beispiel am Desktop vornehmen. Diesen kann jeder Nutzer selbst so konfigurieren, wie er oder sie es für richtig hält. Gehen Sie dazu in den Einstellungen von Windows auf "Personalisierung". Sofern es sich um ein Onlinekonto handelt, werden diese Veränderungen auch auf anderen Geräten übernommen, wenn Sie sich dort mit dem jeweiligen Konto anmelden.

Installierte Programme: nicht verschwunden, aber…

Alle Anwendungen, die vor der Erstellung der neuen Benutzerkonten schon installiert waren, stehen danach allen neuen Nutzern zur Verfügung. Dies scheint für unbedarfte Nutzer jedoch nicht der Fall zu sein, da die dazugehörigen Icons nicht mehr auf dem Desktop zu finden sind. Dies ist jedoch ein Trugschluss, da eben nur die Icons fehlen. Die Software selbst ist nach wie vor über das Startmenü oder eine Windows-Suche nach den Programmen erreichbar. Vermissen Sie etwas, legen Sie einfach neue Verknüpfungen auf dem Desktop an.

Welche Apps nach dem Doppelklick auf einen bestimmten Dateityp starten sollen, legen Nutzer ebenfalls selbstständig pro Konto fest. Das geht erneut in den Einstellungen von Windows unter "Apps -> Standard-Apps". Der Pfad ist unter Windows 10 und Windows 11 identisch. Wenn unterschiedliche Nutzer also verschiedene Programme nutzen - beispielsweise zum Öffnen von Bilddateien -, lässt sich dies über die Standard-Apps problemlos regeln.

Keine Softwareinstallation

Das Konto mit Administratorrechten kann neue Anwendungen jederzeit installieren. Normale Nutzer können dies jedoch nicht oder nur eingeschränkt. Oft gilt dies auch für tragbare Anwendungen, also Programme, die Sie einfach mit einem Doppelklick auf eine .exe ohne vorherige Installation starten. Hier hilft nur Ausprobieren: Manchmal geht es, manchmal nicht. Klappt die Installation nicht, muss der Administrator einspringen und die Sache erledigen. Das geht mit kostenloser Software wie dem beliebten TeamViewer auch von unterwegs (und sogar vom Smartphone aus). TeamViewer müssen Sie außerdem nicht installieren, ein Start per Doppelklick funktioniert - sehr praktisch, um zahlreiche Probleme aus der Ferne zu lösen.

Die Kindersicherung

Wir hatten die Kindersicherung für andere Nutzerkonten bereits kurz erwähnt. Wir Sie sie genau nutzen und dazu eine Familiengruppe anlegen, erklären wir jetzt im Detail:

1. Öffnen Sie die Einstellungen von Windows und gehen Sie auf "Konten -› Familie & andere Benutzer -› Familienmitglied hinzufügen -> Konto hinzufügen".

2. Tippen Sie dort Ihr Microsoft-Konto ein. Weiter geht es über "Organisator" und "Einladen".

3. Nun bekommen Sie eine E-Mail, in der eine Einladung enthalten ist. Nehmen Sie sie an und bestätigen Sie sie anschließend im Browserfenster, das sich öffnen wird.

4. In der nun erstellten Gruppe fügen Sie neue Familienmitglieder hinzu. Klicken Sie dazu auf "Verbinden eines Geräts".

5. Wählen Sie nun das Zielgerät aus, also etwa ein PC oder auch ein Smartphone oder eine Xbox.

6. Falls das Kind vorrangig ein Smartphone nutzt, müssen Sie zusätzlich die App "Microsoft Family Safety" dort installieren. Dazu nutzen Sie den angezeigten QR-Code.

Wenn Sie sich nun durch einige Bestätigungen klicken, können Sie beispielsweise die Zeit begrenzen, die Kinder an dem Gerät verbringen dürfen, oder auch Webinhalte freigeben und sperren. Bestimmte Programme können Sie ebenfalls blockieren. Dies geht entweder Schritt für Schritt manuell oder Sie folgen den Voreinstellungen von Microsoft.

In jedem Fall ist die Einrichtung der Kinderschutzfunktionen unter Windows etwas umständlich und unnötig kompliziert. Wahrscheinlich ist es besser, einfach ein Auge auf den Nachwuchs zu werfen und sich aktiv damit auseinanderzusetzen. Als Hilfestellung kann Family Safety aber unterstützend wirken.

Starten von Admin-Programmen von normalen Konten aus

Bestimmte Programme - oft die, die tiefer ins System eingreifen - verlangen auch nach der Installation nach Administratorrechten, wenn Sie sie starten möchten. Das kann nervig sein, wenn andere Nutzer diese Programme häufig starten und immer der Administrator eingreifen muss, um den Start zuzulassen. Mit einigen Tricks helfen Sie sich aus der Klemme:

1. Melden Sie sich mit dem Konto an, für das Sie die Berechtigungen freigeben möchten.

2. Öffnen Sie die Windows-Einstellungen und gehen Sie auf "System" und "Info". Kopieren Sie dort den Computernamen in eine leere Textdatei.

3. Machen Sie einen Rechtsklick auf das Programm-Icon auf dem Desktop (oder anderswo), für das Sie Admin-Recht vergeben möchten.

4. In "Verknüpfung" ganz oben klicken Sie in das Feld "Ziel".

5. Geben Sie dort vor dem Eintrag, der bereits vorhanden ist, die folgende Zeile ein: "runas /user:PC-Name\Admin-Name /savecred". Konkret könnte dies beispielsweise "runas /user:Max\Admin-PC /savecred" sein.

6. Dieser Befehl wird von einem Leerzeichen gefolgt, danach beginnt der ursprüngliche Eintrag in dieser Zeile, dem ein Anführungszeichen vorausgehen sollte.

7. Klicken Sie auf "Übernehmen", "Fortsetzen" und geben Sie dann das Password des Admin-Kontos ein.

Bevor der Nutzer - in unserem Beispiel "Max" - jetzt auf das Programm zugreifen kann, müssen Sie die Anwendung noch ein letztes Mal selbst starten. Es wird sich ein Fenster öffnen, in dem Sie noch einmal das Passwort eingeben müssen. Bei der Passworteingabe ist jenes Kennwort unsichtbar - Linux-Anwender kennen das. Drücken Sie danach Enter und schließen Sie den Vorgang ab.