E-Mail-Fehler: Diese 13 Patzer solltest Du vermeiden

13 typische E-Mail-Fehler und was Du gegen diese kleinen Patzer tun kannst

1. Viele Rechtschreib- und Grammatikfehler Unvollständige Sätze, viele kleine flüchtige Tippfehler oder unverzeihliche Rechtschreibfehler (wie „nähmlich“) – damit zeigst Du dem Empfänger dieser E-Mail, dass Du Dir kaum Mühe gegeben hast. Was tun? Der ein oder andere Tippfehler ist natürlich verständlich, schließlich kann das jedem passieren. Achte jedoch darauf, die Form einzuhalten, passende Anrede und Grußformel sowie grammatikalisch vollständige und richtige Sätze zu verwenden. Bei freenet Mail ist die automatische Rechtschreibprüfung bereits integriert. Das erleichtert Dir die Arbeit bei der Suche nach möglichen Rechtschreibfehlern erheblich.
    
2. Unpassende oder nichts-sagende Betreffzeile Der Betreff informiert den Empfänger darüber, was er in dieser E-Mail zu erwarten hat. Eine E-Mail ohne Betreff, mit einem mit dem Inhalt der Mail nicht übereinstimmenden oder einfach nichts-sagenden Betreff kann Dich auch einmal um eine Antwort bringen. Was tun? Wähle einen aussagekräftigen Betreff, bei dem der Empfänger sofort informiert ist.
    
3. Aus Versehen einen Entwurf verschicken Oh nein! Du wolltest die erstellte E-Mail als Entwurf abspeichern, um sie nochmal inhaltlich zu überprüfen oder einfach später daran weiterzuarbeiten – und hast aus Versehen auf Senden geklickt. Was tun? Ganz einfach: Schreibe beim nächsten Mal den Empfänger erst in die Adresszeile, wenn Du die E-Mail tatsächlich verschicken möchtest. So passiert Dir dieses Missgeschick nicht wieder.
    
4. Den Anhang vergessen anzufügen Deine E-Mail verweist auf einen Anhang – und dann ist da gar keiner. Du hast ihn vergessen anzuhängen. Was tun? In diesem Moment kannst Du nichts anderes tun, als den Anhang in einer weiteren E-Mail nachzuschicken. Zukünftig kannst Du folgende Reihenfolge einhalten: Zuerst den Dateianhang einfügen, dann den Betreff, dann den Text der E-Mail schreiben und am Ende den Empfänger eintragen.
    
5. Den eigenen Namen falsch schreiben Du hast die gesamte E-Mail noch einmal auf Rechtschreibfehler überflogen, drückst dann auf Senden und siehst später: statt „Markus Mustermann“ hast Du „Mrakus Mustermnn“ geschrieben. Das ist ärgerlich! Was tun? Abhilfe kann Dir die automatische Signatur verschaffen. Hast Du darin Deinen Namen einmal ohne Tippfehler geschrieben, wird er immer korrekt an Deine E-Mails angehängt. Bei freenet Mail kannst Du Dir ebenfalls eine automatische Signatur erstellen.
    
6. Den falschen Empfänger gewählt Viele E-Mail-Programme schlagen Dir beim Eintippen des Empfängers in die Adresszeile automatisch E-Mail-Adressen aus Deinem Adressbuch vor. Da kann es schnell vorkommen, dass man einen falschen Empfänger mit ähnlicher E-Mail-Adresse auswählt. Was tun? Sei besonders sorgfältig und wachsam. Überprüfe daher die Empfänger-Adresse lieber zweimal, als die Inhalte an die falsche Person zu senden.
    
7. Falsche Anrede verwendet Du hast Herrn Meier mit Frau Meier in Deiner E-Mail angesprochen? Das kann für Peinlichkeiten sorgen. Was tun? Recherchiere zuvor nach, wie Dein E-Mail-Partner genau heißt. Das kostet nicht viel Zeit, Dir aber einige Unannehmlichkeiten.
    
8. Ein komplexes Problem mit vielen E-Mails lösen Ein schwieriges Problem erfordert viele E-Mails, die hin und her fliegen und die Lösung dieses Problems verzögern. Was tun? Überlege Dir, ob die E-Mail tatsächlich das richtige Kommunikationsmittel für die Lösung dieses Problems ist – oder ob es nicht beispielsweise mit dem Telefon schneller geht und die Nerven aller Beteiligten schont.
    
9. Häufig E-Mails mit hoher Dringlichkeitsstufe verschicken Je häufiger Du diese Funktion nutzt, desto weniger wird Dich Dein Empfänger ernst nehmen. Was tun? Benutze die hohe Dringlichkeitsstufe nur bei wirklich eiligen Vorgängen, die die sofortige Aufmerksamkeit des Empfängers einfordern, und nicht für jede halbwegs dringliche Angelegenheit.
    
10. Auf alle E-Mails mit einem Einzeiler antworten Der Grund für die Kommunikation mit Deinem E-Mail-Partner ist eigentlich geklärt, es bestehen keine Rückfragen nach seiner letzten E-Mail mehr und Du bist zufrieden. Schnell schickst Du noch kurz einen Einzeiler à la „Alles klar!“. Diese E-Mail ist im Grunde nichtssagend und blockiert unnötig den Posteingang, da sie für den Empfänger keinen Mehrwert hat. Was tun? Wenn alles geklärt ist, antworte nicht mehr – auch nicht nur aus Höflichkeit.
     
11. Unübersichtliche und zu lange E-Mails versenden Dein E-Mail Text besteht aus einem einzigen großen Block an Buchstaben, der nicht einmal mehr auf eine DinA4-Seite gepasst hätte? Dann ist Deine E-Mail eindeutig zu lang. Die Wahrscheinlichkeit, eine Antwort zu erhalten, verringert sich dadurch – denn Deine E-Mail sieht für den Empfänger nach sehr viel Arbeit aus. Was tun? Fasse Dich kurz. Komm in Deiner E-Mail auf den Punkt und lasse alle Umschreibungen und Verschönerungen sein. Keiner mag lange E-Mails.
     
12. Zögerliches Beantworten von E-Mails Du weißt, dass die Beantwortung dieser einen E-Mail etwas länger dauern wird, schiebst es auf den Nachmittag – und vergisst es. Es kann peinlich werden, wenn Dich der Absender Tage später erinnern muss, dass er noch auf eine Antwort wartet. Gerade, wenn es um das Einhalten von Terminen und Deadlines geht, kannst Du Dir dadurch auch selbst schaden. Was tun? Beantworte wichtige E-Mails sofort oder markiere sie, um sie rasch abzuarbeiten. Dafür kannst Du Dir gleich einen Termin oder eine Erinnerung erstellen. Dann denkst Du sicherlich daran.
     
13. In E-Mails wichtige Punkte unterstreichen Die meisten Empfänger gehen bei unterstrichenen Textteilen von einem Hyperlink aus, auf den sie klicken können. Normal unterstrichene Passagen verwirren also nur. Was tun? Wenn Du trotzdem etwas markieren möchtest, dann hebe es durch Fettschrift hervor.