Mit diesen 10 Tipps bearbeitest Du Deine E-Mails schneller

10 Tipps zur schnelleren E-Mail-Bearbeitung

1. 1-Klick-Regel: Sobald Du eine E-Mail angeklickt hast, musst Du entscheiden, was Du mit ihr machen willst bzw. musst. Ist es eine unwichtige Werbemail? Gleich in den Papierkorb. Der Chef erwartet eine Antwort bis morgen? Entweder sofort ausführen oder in einen passenden Ordner verschieben. Hauptsache: Der Posteingang ist nicht heillos überfüllt.
    
2. Ordnerstruktur anlegen: Damit verbunden ist es sinnvoll, sich eine Ordnerstruktur in seinem Postfach anzulegen. Diese sollte Deine aktuellen Aufgaben, Aktivitäten und Projekte wiederspiegeln, damit Du dort einsortierte E-Mails leicht wiederfinden kannst. Allerdings solltest Du nicht zu viele Ordner erstellen, sonst kostet genau das zu viel Zeit, was Dir eigentlich Zeit sparen soll. Übrigens auch bei freenet Mail kannst Du eine gut strukturierte Ordnerstruktur erstellen.
    
3. Filterregeln: Mit Filterregeln legst Du fest, welche E-Mails automatisch in welchen Ordner oder in den Papierkorb verschoben werden.
    
4. E-Mails geblockt lesen und bearbeiten: Anstatt über den Tag verstreut E-Mails zu beantworten und zu sortieren, solltest Du Dir eine bestimmte Zeit am Tag nehmen, in der Du Dich darum kümmerst. Das bedeutet auch, nicht gleich nach dem Einschalten des Computers am Morgen in die E-Mails zu schauen. Nimm Dir erstmal ein oder zwei Stunden Zeit für eine wichtige Aufgabe.
    
5. Entmüllen: So strapazierst Du nicht die Kapazität Deines E-Mail-Postfaches: Entmülle es hin und wieder! Dafür gehst Du Deine Ordner durch und löschst all jene Mails, die keine Relevanz mehr für Dich haben.
   
6. E-Mail-Newsletter kündigen: So erhältst Du insgesamt weniger E-Mails. Kündige alle E-Mail-Listen und Newsletter, die keinen wirklichen Mehrwert für Dich haben. Auch sorgt es für weniger E-Mail-Verkehr, wenn Du relevante Newsletter nicht täglich, sondern wöchentlich empfängst.
    
7. Rückfragen vermeiden: Mach es dem Empfänger Deiner E-Mails leichter, Deine E-Mails zu lesen, denn dann kann er einfacher Dein Anliegen erfüllen und es kommt seltener zu Rückfragen, die wiederum in Deinem Postfach landen. Formuliere einen passenden Betreff, schildere kurz und knapp Dein Anliegen und schmücke nicht allzu sehr aus – lange E-Mails werden zum Beantworten gerne aufgeschoben.
    
8. Weniger E-Mails schreiben: Prüfe, ob eine E-Mail für eine Kommunikation das richtige Mittel ist. Vielleicht lässt sich die Angelegenheit effektiver und schneller über ein kurzes Telefonat lösen? So vermeidest Du einen Ping-Pong-E-Mail-Verkehr, der Dein Postfach einnimmt.
    
9. Eine feste Vorgehensweise angewöhnen: Du hast eine Methode gefunden, die zu Dir passt und die Dir durch effektivere E-Mail-Bearbeitung das Leben erleichtert? Super! Dann musst Du Dir das nur noch zur Gewohnheit machen und nicht mehr in alte Muster verfallen.
    

Filterregeln bei freenet Mail

Filterregeln beinhalten Bedingungen, nach denen E-Mails sortiert werden können. Erfüllt eine E-Mail die aufgestellten Bedingungen für einen Filter , wird sie in den entsprechenden Zielordner automatisch einsortiert. Bei freenet Mail funktioniert die Erstellung von Filterregeln wie folgt:

1. Gehe unter dem Punkt „Postfächer“ in der oberen Menüzeile auf „Einstellungen“.
2. Wähle dann den Reiter „Postfächer verwalten“ und darunter „E-Mail-Regeln hinzufügen, bearbeiten“ aus.
3. Um eine neue Regel zu erstellen, klicke auf „Hinzufügen“.
4. Lege nun einen Namen für die Regel und maximal drei Bedingungen fest.
5. Anschließend bestimmst Du, welche Aktion ausgeführt werden soll, wenn alle Bedingungen erfüllt sind. So werden E-Mails automatisch in den Papierkorb oder in einen Ordner verschoben.
6. „Speichern“.

Bei freenet Mail kannst Du Deine Filterregeln priorisieren. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn eine E-Mail die Bedingungen mehrerer Filter erfüllt. Ordne diese nach Relevanz , wird der Filter mit der höheren Priorität zuerst ausgeführt.